Logiciel de maintenance de flotte : entretien, pneus et papiers de vos camions
Un camion immobilisé ne rapporte rien, et il coûte quand même. Le logiciel de maintenance de flotte de Tracky TMS planifie l'entretien de chaque véhicule, garde la trace de chaque intervention et de chaque pièce posée, suit vos pneus position par position et vous prévient avant qu'un papier n'expire. Le tout dans le même outil que vos voyages et votre carburant.
Ce que coûte une maintenance tenue dans un cahier
Dans beaucoup de sociétés de transport, l'entretien vit dans la tête du chef d'atelier. Il sait que tel tracteur a fait sa vidange « il y a pas longtemps », que le semi de tel client a des plaquettes neuves, que la visite technique d'un autre tombe bientôt. Tant qu'il est là, ça tient. Le jour où il part en congé, personne ne sait plus rien.
Les oublis se paient cher. Une vidange sautée finit en casse moteur. Un pneu roulé jusqu'à la toile éclate sur l'autoroute, avec le camion arrêté sur la bande d'arrêt d'urgence et la marchandise en retard. Une assurance ou une visite technique expirée se découvre au contrôle routier, jamais avant. Et au magasin, on commande deux fois le même filtre parce que personne n'a noté qu'il en restait trois sur l'étagère.
Le vrai problème, c'est que ces coûts ne remontent nulle part. Le gérant voit une facture de garage passer, sans savoir quel camion lui coûte le plus cher au kilomètre. Un logiciel de maintenance de flotte sert d'abord à ça : mettre chaque dépense d'atelier en face du véhicule qui l'a provoquée, et prévenir au lieu de réparer.
Des plans d'entretien calés sur le kilomètre ou sur le calendrier
Vous créez un plan par véhicule et par type d'entretien : vidange tous les 15 000 km, visite technique tous les 365 jours, inspection des freins, courroie, batterie. L'intervalle se fixe en kilomètres, en jours, ou les deux. Le plan garde la date et le kilométrage du dernier passage et calcule la prochaine échéance.
Les types d'entretien forment un catalogue que vous adaptez à votre parc. Un bouton charge une liste de départ (vidange, filtres, freins, courroie, batterie, boîte de vitesses, suspension, électricité, rotation des pneus, visite technique), puis vous ajoutez les vôtres, comme la vidange du pont arrière.
Chaque plan prend un état lisible : à jour, bientôt dû ou en retard. Les interventions prioritaires remontent en tête d'écran, et un calendrier mensuel montre ce qui est prévu chaque jour avec le coût estimé du mois. Le chef d'atelier sait lundi matin quels camions faire rentrer.
- Intervalle en kilomètres, en jours, ou les deux
- Dernier entretien (date et km) et prochaine échéance calculée
- États à jour, bientôt dû et en retard sur tout le parc
- Calendrier mensuel des entretiens avec coût estimé
- Catalogue de types d'entretien paramétrable
Le bon d'atelier qui met à jour le stock et le plan en une fois
Quand un camion passe à l'atelier ou chez un garage, vous saisissez un bon d'entretien et de réparation. C'est le document de référence de l'intervention, et il fait plusieurs choses à votre place.
Vous remplissez le bon
Véhicule, chauffeur, date, kilométrage relevé au compteur, heures relevées si l'engin a un compteur horaire. Puis les lignes : main-d'œuvre, pièces et prestations, avec leur prix. Une pièce peut être piochée dans le stock de l'atelier ou dans le catalogue d'articles.
Le stock bouge tout seul
Chaque pièce sortie du stock sur le bon crée un mouvement de sortie. Vous n'avez pas à retourner au magasin pour décompter le filtre posé. Si le bon est supprimé, les pièces consommées reviennent en stock.
Le plan se recale
Si le bon correspond à un plan préventif, la date et le kilométrage du dernier entretien se mettent à jour et la prochaine échéance se recalcule. L'alerte disparaît parce que le travail a été fait, pas parce que quelqu'un l'a effacée.
Tous les bons forment l'historique des interventions : ce qui a été fait sur chaque camion, quand, à quel kilométrage et pour combien. Un tableau de bord en tire le coût de maintenance du parc, la part de main-d'œuvre et de pièces, le coût par véhicule, le coût par type d'entretien, le coût moyen au kilomètre et les pièces les plus consommées. Si un tracteur revient trop souvent, vous le voyez dans les chiffres avant de le sentir dans la trésorerie. Pour situer ce coût dans le prix de revient complet, lisez notre article sur le coût au kilomètre d'un camion.
Un magasin de pièces qui sait ce qu'il reste sur l'étagère
Chaque pièce a sa fiche : référence, nom, catégorie (filtre, lubrifiant, batterie, courroie, électrique, mécanique, carrosserie), unité, emplacement dans le magasin, fournisseur habituel et coût unitaire. Le stock se tient par mouvements : entrée à la réception, sortie à l'utilisation, ajustement quand vous recomptez le rayon.
Vous fixez pour chaque pièce un seuil d'alerte et une quantité à recommander. Les pièces sous le seuil et les ruptures sont signalées, et la valeur totale du stock s'affiche en haut de l'écran.
Pour réapprovisionner, vous choisissez un fournisseur : l'écran liste ses pièces sous le seuil et génère le bon de commande. Ce bon suit ensuite le circuit normal des achats fournisseurs, jusqu'à la livraison et à la facture.
Chaque pneu suivi par position, du montage au rechapage
Sur un poids lourd, les pneus pèsent lourd dans le budget. Tracky TMS les suit un par un, par numéro de série ou DOT, avec la marque, la dimension (par exemple 315/80 R22.5), le fournisseur et le coût d'achat.
Quand vous montez un pneu, vous indiquez le véhicule, la position (avant gauche, arrière droit intérieur ou extérieur, secours) et le kilométrage au montage. Au démontage, vous relevez le kilométrage et la gomme restante en millimètres, puis vous décidez de son sort : retour en stock, rechapage ou réforme. Les kilomètres parcourus entre montage et démontage s'additionnent sur le pneu.
Résultat : un coût au kilomètre par pneu, et une vue du parc entier (pneus montés, en stock, à rechaper, réformés) avec son coût. Une marque qui s'use deux fois plus vite qu'une autre sur la même position se repère dans le tableau, pas au bout de deux ans.
- Numéro de série ou DOT, marque, dimension, fournisseur
- Montage et démontage par position, avec le kilométrage
- Gomme restante relevée au démontage
- Statuts : en stock, monté, à rechaper, rechapé, réformé
- Kilomètres cumulés et coût au kilomètre par pneu
Les échéances des papiers avant le contrôle, pas après
Carte grise, assurance, visite technique, agrément de transport : chaque camion porte une pile de documents qui expirent chacun à leur date. L'écran de suivi des papiers les réunit tous, véhicule par véhicule, avec une colonne par document principal.
Pour le transport national, le suivi couvre la visite technique, la carte grise, l'agrément, l'assurance, l'autorisation de transport, la taxe à l'essieu, l'extincteur, la carte JAWAZ et la carte gasoil. Pour les camions qui partent à l'international, s'ajoutent l'ATP, l'assurance internationale, la vignette et le tachygraphe.
Des filtres rapides isolent les papiers expirés, ceux qui tombent ce mois-ci, le mois prochain ou dans les trois prochains mois. Vous filtrez aussi par matricule et, dans un groupe, par société. Quand l'assurance est renouvelée, vous saisissez la nouvelle échéance et le numéro du document directement depuis la liste.
La liste d'une échéance s'exporte en Excel ou en PDF, prête à envoyer à l'assureur ou au service qui s'occupe des visites. Les documents eux-mêmes se rattachent à la fiche du véhicule, dans la flotte.
- Papiers nationaux : visite technique, carte grise, agrément, assurance, autorisation, taxe à l'essieu, extincteur, JAWAZ, carte gasoil
- Papiers de l'international : ATP, assurance internationale, vignette, tachygraphe
- Filtres : expirés, ce mois-ci, mois prochain, 3 prochains mois
- Renouvellement depuis la liste (échéance et N° du document)
- Export Excel et PDF par échéance
Bon à savoir : le suivi des papiers est une option que nous activons pour votre compte, et l'écran est réservé aux administrateurs. Les comptes de saisie gardent l'accès à la flotte sans voir ce tableau.
Pourquoi la maintenance a sa place dans votre logiciel de transport
Il existe des logiciels de GMAO très complets, pensés pour des usines. Leur défaut, pour un transporteur, c'est qu'ils ne savent rien des voyages. Le coût d'une réparation y reste isolé, sans lien avec ce que le camion a rapporté le même mois.
Dans Tracky TMS, le tracteur qui passe à l'atelier est le même que celui qui figure sur l'ordre de transport, sur les pleins de gasoil et sur la facture client. Vous mettez sa maintenance en face de son chiffre d'affaires et de sa consommation, et la question « ce camion est-il encore rentable ? » trouve une réponse chiffrée.
Les modules se complètent : l'exploitation pour les voyages, le carburant pour les litres, les achats pour les pièces commandées. Vous pouvez aussi parcourir tous les modules pour voir comment ils s'enchaînent.
Les autres modules de Tracky TMS
Chaque module lit les mêmes voyages : ce qui est saisi ici sert aussi à la facture, à la paie et aux coûts. Voir toutes les fonctionnalités.
Vos questions sur ce module
Peut-on planifier un entretien au kilomètre et à la date en même temps ?
Oui. Un plan préventif accepte un intervalle en kilomètres, un intervalle en jours, ou les deux. La visite technique se cale plutôt sur la date, la vidange sur le kilométrage, et vous choisissez pour chaque type d'entretien.
Les pièces posées sortent-elles automatiquement du stock ?
Oui. Une pièce choisie dans le stock de l'atelier sur un bon d'entretien crée un mouvement de sortie. Si vous supprimez le bon, les pièces consommées sont réintégrées au stock.
Comment suivre l'usure des pneus ?
Chaque pneu est monté et démonté par position avec le kilométrage. Au démontage, vous relevez la gomme restante. Les kilomètres s'additionnent sur le pneu, ce qui donne son coût au kilomètre et permet de comparer les marques.
Quels papiers de véhicule peut-on suivre ?
Visite technique, carte grise, agrément, assurance, autorisation de transport, taxe à l'essieu, extincteur, cartes JAWAZ et gasoil, et pour l'international l'ATP, l'assurance internationale, la vignette et le tachygraphe. Les échéances se filtrent par période et s'exportent en Excel ou PDF.
Peut-on commander les pièces manquantes depuis le logiciel ?
Oui. L'écran de réapprovisionnement liste les pièces sous le seuil d'alerte pour un fournisseur et génère le bon de commande, qui suit ensuite le circuit des achats fournisseurs.
Montrez-nous votre cahier d'atelier. On vous montre ce qu'il vous coûte.
Trente minutes de démonstration avec vos propres camions : plans préventifs, bons d'entretien, pneus et papiers, sur un seul écran.