Logiciel de paie des chauffeurs et gestion du personnel transport
La paie d'un chauffeur ne ressemble à aucune autre : un fixe, une prime pour chaque voyage, des frais de déplacement, des avances à retenir. Le logiciel de paie chauffeurs de Tracky TMS part des trajets réellement roulés dans l'exploitation, puis produit le relevé, le bulletin, les états CNSS et IR et le fichier de virement.
Pourquoi la paie des chauffeurs résiste aux tableurs
À la fin du mois, quelqu'un reprend la liste des voyages, chauffeur par chauffeur, et recopie les trajets dans un tableau. Il ajoute la prime de chaque trajet, les frais de route, retire l'avance du 15, et espère ne rien avoir oublié. Le chauffeur, lui, a son propre carnet. Si les deux comptes ne tombent pas juste, la discussion commence, et elle se finit rarement bien.
Les erreurs viennent presque toujours du même endroit : un trajet saisi en retard qui ne passe pas dans la bonne paie, un voyage compté deux fois, une avance accordée en cash et jamais notée. Ajoutez les états CNSS, la déclaration de l'IR et le fichier de virement pour la banque, et la paie occupe plusieurs jours par mois.
Un logiciel de paie pour le transport doit lire les voyages, pas les recopier. C'est le principe de Tracky TMS : la paie se calcule à partir des trajets déjà saisis par l'exploitation. Nous détaillons la méthode dans notre article sur la paie des chauffeurs dans le transport.
Un dossier complet pour chaque salarié
La fiche regroupe ce dont la paie et l'administration ont besoin : matricule, fonction, département, dates d'embauche et d'ancienneté, début et fin de contrat, numéro CNSS et date d'affiliation, numéro de permis et sa date d'expiration pour les chauffeurs.
Côté rémunération, vous renseignez le salaire, la périodicité, les indemnités de déplacement et de représentation, la prime de panier et le cumul de congés. Le RIB se saisit une fois, et la banque est reconnue d'après ses premiers chiffres. Le mode de paiement (virement, chèque ou espèces) est propre à chaque salarié.
Dans un groupe de plusieurs sociétés, l'affectation d'un salarié est datée : vous indiquez la nouvelle société et la date à partir de laquelle elle s'applique. Les déclarations CNSS mensuelles restent attachées à la fiche. Si vous avez une pointeuse ZKTeco, les entrées et sorties remontent dans l'écran des pointages, employé par employé.
- Matricule, fonction, département, contrat
- Dates d'embauche et d'ancienneté, CNSS et affiliation
- Permis de conduire avec date d'expiration
- RIB avec banque reconnue automatiquement
- Affectation à une société datée, pour les groupes
La paie des chauffeurs calculée depuis leurs propres trajets
Vous ouvrez la période de paie, vous choisissez un chauffeur, et son relevé est déjà là. Pas de ressaisie : les trajets viennent de l'exploitation.
Le relevé se remplit
Pour chaque trajet de la période : la date, le tracteur, le trajet, le prix du trajet, le prix chauffeur, la commission et les frais de déplacement. Le salaire fixe, les suppléments et les déductions s'ajoutent pour donner le reste à virer.
Vous tranchez les cas limites
Un trajet peut être décoché : il sort de la paie du mois et passe au mois suivant, où il apparaît marqué « reporté ». Rien ne se perd entre deux paies, et rien n'est payé deux fois.
Vous validez la fiche
La fiche validée donne le bulletin de paie. À partir de là, le relevé est figé : pour le modifier, il faut dévalider le bulletin. Le relevé pré-paie du conducteur s'imprime en PDF, trajet par trajet.
Le prix chauffeur d'un trajet peut venir du modèle de voyage : vous le fixez une fois pour un trajet récurrent et il se reprend à chaque voyage. Le chauffeur signe un relevé qui liste ses trajets un par un, ce qui coupe court à la plupart des contestations.
Les avances notées, étalées et retenues sans oubli
Une avance, une amende, une casse : chaque écriture se saisit avec sa nature, son montant, sa date et un numéro de pièce. Une avance importante peut être étalée sur plusieurs mois, et le logiciel la retient mois après mois.
Les suppléments se saisissent de la même façon, dans l'autre sens. Pour chaque salarié, un solde montre ce qui a déjà été prélevé sur des bulletins validés et ce qui reste à prélever.
Si un salaire doit être retenu, vous pouvez le bloquer : il sort du virement tant que vous ne l'avez pas débloqué.
Bulletins, CNSS, IR et virement de masse
Le bulletin reprend le salaire de base au prorata des jours, les jours fériés, les congés payés et la prime d'ancienneté calculée à partir de la date d'ancienneté de la fiche. Il affiche le gain brut, le net imposable, les retenues et le net à payer, avec les cumuls de l'année. Tous les bulletins du mois sortent en un seul PDF.
En fin de paie, vous éditez le journal de paie, les états CNSS, la déclaration de l'IR et l'état 9421. Le virement de masse se prépare par société : les RIB invalides sont signalés, et le fichier est produit au format du virement de masse Attijari.
Certaines sociétés remboursent seulement des frais de déplacement. Pour elles, l'avis de virement se fait trajet par trajet, avec l'ordre de virement en PDF et le suivi des décaissements. La paie complète est activée par défaut et peut être désactivée si vous n'en avez pas besoin.
- Bulletin avec prorata, jours fériés, congés payés et ancienneté
- Cumuls annuels et PDF de tous les bulletins du mois
- Journal de paie, états CNSS, déclaration IR, état 9421
- Virement de masse par société, RIB invalides signalés
- Avis de virement des frais de déplacement, par trajet
Le suivi des visas et du compteur Schengen des chauffeurs
Un chauffeur qui roule vers l'Europe ne peut pas dépasser ses jours de séjour. Pour les transporteurs à l'international, Tracky TMS tient le compte à votre place.
Chaque visa s'enregistre avec son pays, son type, son numéro, ses dates de délivrance et d'expiration et son nombre de jours. Le compteur Schengen calcule les jours utilisés sur 180 jours glissants et les jours restants. Les chauffeurs proches du seuil et ceux qui l'ont dépassé ressortent en tête de liste, avec leur date de dernier retour.
Pour la demande de visa, le dossier de chaque chauffeur rassemble ses pièces (CIN, passeport, acte de mariage) téléchargeables d'un coup. Le logiciel génère aussi les documents que le consulat demande : attestation de travail, attestation de salaire, attestation de prise en charge et ordre de mission. Un état des visas de tous les chauffeurs s'imprime en PDF.
- Visa par pays : type, numéro, validité, nombre de jours
- Compteur Schengen sur 180 jours et jours restants
- Chauffeurs proches du seuil ou en dépassement
- Dossier de pièces téléchargeable en un fichier
- Attestations et ordre de mission générés en PDF
Le suivi des visas est une option, activée pour les sociétés qui font de l'international.
Pourquoi la paie des chauffeurs doit vivre à côté des voyages
Un logiciel de paie classique calcule très bien un salaire mensuel. Il ne sait pas ce qu'est un trajet Agadir Casablanca, ni combien il rapporte au chauffeur. Il faut donc lui fournir chaque mois un fichier préparé à la main, et c'est là que les erreurs entrent.
Dans Tracky TMS, la prime du chauffeur, les frais de route du voyage et le prix facturé au client partent du même trajet. La paie ne peut pas oublier un voyage que l'exploitation a saisi, et la comptabilité lit les mêmes montants. Le coût du chauffeur se met en face du voyage qu'il a fait.
Voyez comment les modules s'enchaînent sur la page fonctionnalités, ou consultez nos tarifs.
Les autres modules de Tracky TMS
Chaque module lit les mêmes voyages : ce qui est saisi ici sert aussi à la facture, à la paie et aux coûts. Voir toutes les fonctionnalités.
Vos questions sur ce module
Comment la prime au voyage du chauffeur est-elle calculée ?
Le relevé du chauffeur reprend ses trajets de la période avec le prix chauffeur de chaque trajet, sa commission et ses frais de déplacement. Le prix chauffeur peut être fixé une fois dans le modèle de voyage et repris à chaque trajet.
Que devient un trajet saisi après la clôture de la paie ?
Un trajet non payé dans le mois passe au mois suivant, où il apparaît marqué comme reporté. Il est payé une fois, dans la paie où il est comptabilisé.
Peut-on étaler une avance sur plusieurs mois ?
Oui. Lors de la saisie de l'avance, vous indiquez sur combien de mois l'étaler. Le solde par salarié montre ce qui a déjà été prélevé et ce qui reste.
Le logiciel produit-il les déclarations CNSS et IR ?
Oui, avec la paie complète : journal de paie, états CNSS, déclaration de l'IR, état 9421 et fichier de virement de masse par société.
Comment fonctionne le compteur Schengen ?
Pour chaque chauffeur, le logiciel compte les jours passés dans l'espace Schengen sur 180 jours glissants et affiche les jours restants. Les chauffeurs proches du seuil sont signalés. Cette option s'adresse aux transporteurs qui font de l'international, voir la page TMS transport international.
Apportez un mois de paie. On vous montre comment il se calcule tout seul.
Trente minutes de démonstration sur vos propres trajets : relevé chauffeur, avances, bulletin et fichier de virement.