Le logiciel de recouvrement pensé pour les créances de transport
Un transporteur marocain attend souvent 60 ou 90 jours avant d’être payé, et une partie arrive en chèques et en effets. Le logiciel de recouvrement de Tracky TMS relie chaque règlement à ses factures, suit les effets LCN jusqu’à la banque et vous dit quel client relancer. Il prolonge le module facturation transport.
Pourquoi le recouvrement des créances transport déraille
Le camion est rentré depuis longtemps, la facture est partie, et l’argent n’est toujours pas là. Dans le transport routier, ce décalage est normal : les chargeurs paient à 60 jours, parfois plus, et beaucoup règlent par chèque ou par lettre de change normalisée (LCN). Le problème commence quand personne ne sait exactement ce qui reste dû.
Les causes se ressemblent d’une entreprise à l’autre. Un virement arrive pour trois factures à la fois et personne ne note lesquelles. Un chèque reste dans le tiroir en attendant d’être déposé. Une LCN revient impayée et on l’apprend en lisant le relevé bancaire, deux semaines plus tard. Le tableau Excel du recouvrement dit une chose, le compte en banque en dit une autre.
Un logiciel de recouvrement utile ne fait pas de miracle. Il enregistre chaque encaissement contre les bonnes factures, il garde la trace de chaque effet jusqu’à son encaissement, et il met sous vos yeux les échéances dépassées. Le reste, c’est-à-dire décrocher le téléphone et relancer, reste votre travail. Tracky vous dit seulement qui appeler en premier.
L’encours de chaque client, avec son retard
Chaque client porte un délai de paiement en jours sur sa fiche, 30 jours par défaut. Ce délai fixe l’échéance de ses factures. Pour un client payé comptant, vous pouvez choisir « pas de délai » et l’échéance reste vide.
Dans la liste des factures, une facture qui garde un reste dû après son échéance s’affiche en rouge avec la mention « Échéance dépassée ». Ce n’est pas un statut coché à la main : il se déduit du reste à payer et de la date du jour. Les filtres « Non payées », « Partiellement payées » et « Payées » font le tri, et les totaux en haut de l’écran donnent le chiffre facturé, l’encaissé et le reste à encaisser.
Pour la vue d’ensemble, la situation globale des clients débiteurs sort en PDF ou en Excel : une ligne par client qui vous doit encore de l’argent, avec le reste dû par devise, le total ramené en dirhams, la plus ancienne échéance et le retard maximal en jours. C’est la liste à imprimer le lundi matin.
- Délai de paiement par client, échéance calculée sur chaque facture
- Échéance dépassée signalée en rouge, déduite du reste dû
- Filtres non payées, partiellement payées, payées
- Situation des clients débiteurs en PDF ou Excel, avec retard maximal
- Reste dû en euros et en dirhams, au taux de chaque facture
Chaque règlement imputé facture par facture
Un virement de 84 000 DH qui solde deux factures et en entame une troisième, c’est la situation de tous les jours. Dans Tracky, vous saisissez le règlement une seule fois, puis vous cochez les factures qu’il couvre et le montant imputé sur chacune.
Le règlement se saisit
Société, client, date, modalité (espèces, virement, chèque, effet ou autre), numéro de pièce et banque d’encaissement. Pour un chèque ou un effet, la date d’échéance est notée avec le règlement.
Il s’impute sur les factures
Les factures ouvertes du client s’affichent avec leur restant. Vous répartissez le montant entre elles. Le logiciel refuse une imputation plus grande que le reste à régler d’une facture.
La facture se met à jour
L’état de chaque facture suit les imputations : non payée, partiellement payée ou payée. Personne ne peut déclarer une facture payée sans le règlement qui va avec.
La liste des règlements se filtre par montant exact, par numéro de pièce et par période, sur la date du règlement ou sur l’échéance des chèques et effets. Vous pouvez aussi la trier par échéance pour voir ce qui tombe cette semaine. Pour un règlement en euros dont une partie est convertie et créditée en dirhams, la répartition entre les deux comptes se saisit sur le même règlement. Le rapprochement avec le relevé de la banque se fait ensuite dans le module comptabilité et contrôle.
Le suivi des effets LCN et des chèques, du tiroir à la banque
Un chèque reçu n’est pas de l’argent encaissé. Tracky tient un portefeuille dédié où chaque chèque et chaque traite ou LCN porte son numéro, son montant, sa banque, son tireur, son client, sa date d’échéance et, si vous le souhaitez, la facture qu’il règle.
Chaque effet avance d’un état à l’autre : en portefeuille, remis en banque (avec la référence du bordereau de remise), encaissé, impayé (avec le motif), endossé ou annulé. Les totaux en haut de l’écran donnent ce qui dort en portefeuille, ce qui est parti à la banque, ce qui est encaissé et ce qui est revenu impayé.
Un effet encaissé ou endossé est figé : son montant, son client et ses dates ne se modifient plus. Pour corriger une erreur, il faut d’abord le repasser en portefeuille. Cette règle évite qu’un encaissement déjà compté disparaisse sans trace. Nous avons détaillé la méthode dans l’article suivi des effets, LCN et impayés en transport.
Une lettre de relance prête à envoyer, depuis les impayés du client
Une relance efficace est précise : quelles factures, quel montant, depuis quand. Écrire cette lettre à la main prend du temps, et c’est souvent pour ça qu’elle part en retard.
Avec l’option TIR, l’écran « Lettre de relance » génère le courrier en PDF. Vous choisissez le client, une période si besoin, la devise (dirhams ou euros) et le périmètre : les factures seules, les factures avec les bons de livraison pas encore facturés, ou seulement les BL non facturés. La lettre reprend chaque ligne avec sa date, son HT, sa TVA, son TTC, le réglé, le restant dû et l’échéance. Elle sort avec ou sans votre cachet.
La même option ajoute la situation client en PDF depuis la liste des clients : factures, règlements et solde, là aussi avec ou sans cachet. C’est le document à joindre quand un client conteste son solde.
Soyons clairs sur un point : Tracky n’envoie pas de relance tout seul, ni par e-mail ni par SMS. La lettre se prépare en un clic, puis c’est vous qui décidez quand et comment l’envoyer. Pour un client important, un appel reste souvent plus efficace qu’un courrier.
- Lettre de relance en PDF, en dirhams ou en euros (option TIR)
- Périmètre au choix : factures, factures et BL non facturés, BL seuls
- Avec ou sans cachet de la société
- Situation client PDF : factures, règlements, solde (option TIR)
- Aperçu plein écran avant téléchargement
La preuve que le client a bien reçu ses factures
« Nous n’avons jamais reçu cette facture. » Tous les transporteurs ont entendu cette phrase, souvent au moment de relancer. L’accusé de réception, proposé en option, y répond : c’est un relevé des factures d’un client sur une période, avec pour chacune le TTC, le réglé, le restant et le mode de règlement.
Sur ce relevé, vous cochez les factures dont le CMR a été reçu et celles qui ont été envoyées. Le document s’imprime en PDF et se fait cacheter par le client lors de la remise. Le jour où la facture est contestée, vous avez son cachet.
Ce document complète le relevé de transport joint à chaque facture, décrit sur la page logiciel de facturation transport. Les voyages eux-mêmes, avec leur CMR et leur bon de livraison, viennent du module exploitation transport.
Les autres modules de Tracky TMS
Chaque module lit les mêmes voyages : ce qui est saisi ici sert aussi à la facture, à la paie et aux coûts. Voir toutes les fonctionnalités.
Le recouvrement des créances transport en pratique
Le logiciel envoie-t-il les relances automatiquement ?
Non. Tracky n’envoie ni e-mail ni SMS de relance tout seul. Il vous montre les factures dont l’échéance est dépassée et, avec l’option TIR, il prépare la lettre de relance en PDF en un clic. L’envoi reste votre décision.
Comment l’échéance d’une facture est-elle fixée ?
Par le délai de paiement en jours inscrit sur la fiche du client, 30 jours par défaut. Un client peut aussi être réglé sans délai : l’échéance de ses factures reste alors vide.
Peut-on imputer un seul virement sur plusieurs factures ?
Oui. Le règlement se saisit une fois, puis vous indiquez le montant imputé sur chaque facture ouverte du client. Le logiciel refuse une imputation supérieure au restant d’une facture.
Comment suivre une LCN revenue impayée ?
Dans le portefeuille des chèques et effets, l’effet passe à l’état impayé avec le motif du rejet. Il reste visible dans le total des impayés jusqu’à ce qu’il soit régularisé. La méthode complète est dans notre article sur le suivi des effets et des impayés.
Le recouvrement fonctionne-t-il avec plusieurs sociétés ?
Oui. Chaque règlement est rattaché à une société et à son compte bancaire d’encaissement, et la situation des clients débiteurs peut se sortir pour une société précise. Voir aussi le module comptabilité et contrôle.
Apportez votre liste d’impayés. On vous montre à qui téléphoner en premier.
Trente minutes de démonstration sur vos propres factures : encours par client, échéances dépassées et effets en portefeuille.