Gestion de la sous-traitance transport, voyage par voyage
Quand un transporteur confie une partie de ses voyages à d’autres, la question revient chaque fin de mois : cette facture de sous-traitant, elle correspond à quels voyages, et est-ce qu’on l’a déjà payée ? Tracky TMS gère la sous-traitance transport à partir des voyages eux-mêmes. La facture du sous-traitant se construit en cochant ses trajets, et un trajet réglé une fois ne peut plus être réglé une deuxième.
Pourquoi la sous-traitance transport déraille dans un tableur
Sur le papier, c’est simple. Vous avez plus de chargements que de camions, vous appelez un confrère, il fait le voyage, il vous facture. En pratique, la facture arrive trois semaines plus tard avec un numéro à lui, un total TTC et une liste de matricules. À vous de retrouver les voyages correspondants dans votre planning.
C’est là que les erreurs coûtent cher. Un voyage facturé deux fois par le même sous-traitant, parce qu’il apparaît sur deux relevés. Un voyage payé alors que le client ne l’a pas encore réglé. Un prix qui ne correspond pas à celui convenu au téléphone. Aucune de ces erreurs n’est grave prise seule. Répétées sur cinquante voyages par mois, elles finissent par manger la marge que la sous-traitance était censée vous apporter.
Le vrai problème, c’est que la facture fournisseur et le voyage vivent dans deux endroits différents. Le comptable voit une facture d’achat. L’exploitation voit un camion qui a roulé. Personne ne voit les deux en même temps. Tracky part du principe inverse : la facture du sous-traitant se rattache aux voyages qu’elle paie, et c’est ce lien qui protège votre trésorerie.
Les camions de vos sous-traitants, reconnus sur chaque voyage
Un sous-traitant est un fournisseur de la catégorie sous-traitance. Il apparaît dans la liste des transporteurs, à côté de vos autres partenaires. Ses tracteurs et ses semi-remorques se déclarent dans la flotte avec le type « Sous-traitance » et leur propriétaire. Avec l’option TIR, la fiche du sous-traitant liste aussi tous ses matricules, par exemple 12345-A-34.
À partir de là, quand un de ces matricules est affecté à un voyage, Tracky sait que le voyage est sous-traité et à qui. Le champ « Tarif transporteur » s’affiche alors sur le voyage, pour noter le prix convenu avec le confrère. Si un camion change de mains, vous le détachez de la fiche du sous-traitant : le véhicule reste dans la base, l’historique aussi.
Avec l’option TIR, la saisie va plus vite encore. La plaque d’un camion sous-traitant se tape directement dans le voyage et se mémorise pour les suivants. Le détail côté voyage est sur la page logiciel d’affrètement transport.
- Tracteurs et semi-remorques déclarés au nom de leur sous-traitant
- Voyage reconnu comme sous-traité dès que le matricule est affecté
- Tarif transporteur saisi sur le voyage, trajet par trajet si l’OT en compte plusieurs
- Matricule détaché sans perdre le véhicule ni son historique
La facture du sous-traitant construite à partir de ses voyages
La facture reçue ne se saisit pas ligne par ligne. Elle se rapproche des trajets. Vous choisissez votre société et le sous-traitant, vous saisissez le numéro de sa facture, le nombre de trajets qu’elle annonce et son montant TTC. Tracky affiche ensuite ses trajets non encore facturés.
Vous cochez les trajets
La liste se filtre par client et par période. Pour chaque trajet, le tarif transporteur saisi sur le voyage est proposé comme montant. Le prix facturé à votre client s’affiche à côté, comme repère.
Le total est contrôlé
Le nombre de trajets cochés et la somme des montants doivent correspondre à ce que la facture annonce. Tant que ce n’est pas le cas, la facture ne s’enregistre pas. Vous voyez tout de suite l’écart.
Les trajets sont verrouillés
Une fois la facture créée, chaque trajet coché lui est rattaché. Il disparaît de la liste des trajets à facturer pour ce sous-traitant.
Ce contrôle a l’air d’un détail. C’est pourtant lui qui transforme une vérification de fin de mois en une saisie de cinq minutes. Si le sous-traitant annonce douze voyages et que vous n’en retrouvez que onze, la question se pose avant le paiement, pas après.
Un voyage sous-traité se paie une seule fois
Le lien entre la facture et ses trajets est enregistré. Un trajet déjà rattaché à une facture de sous-traitant n’apparaît plus parmi les trajets à facturer. Il ne peut donc pas être compté sur une deuxième facture, même si le sous-traitant le fait figurer deux fois sur ses relevés.
Le même lien sert dans l’autre sens. Sur le récap d’un voyage, le montant affrété vient des factures de sous-traitants liées au trajet. Le bénéfice du voyage se calcule donc avec ce que vous avez réellement été facturé, pas avec un prix noté de mémoire.
La situation de chaque sous-traitant, prête à envoyer
Un sous-traitant qui vous appelle pour savoir où en sont ses paiements attend une réponse précise. La situation sous-traitant la donne en quelques clics, avec l’option TIR.
Vous choisissez le sous-traitant, puis si besoin un client et une période. Deux lectures sont possibles. En mode factures, chaque facture montre son montant TTC, ce qui est réglé, le reste dû, le mode de règlement avec son échéance, et pour chaque voyage la remorque, le tracteur, le CMR et le trajet. En mode voyages, vous partez des trajets eux-mêmes.
Le résultat s’affiche à l’écran, puis s’exporte en PDF avec votre cachet ou en fichier Excel. C’est le document que vous envoyez au sous-traitant pour arrêter les comptes, ou que votre comptable garde au dossier.
- Filtre par sous-traitant, par client et par période
- Mode factures ou mode voyages
- Réglé, reste dû, mode de règlement et échéance
- Remorque, tracteur, CMR et trajet de chaque voyage
- Export PDF cacheté ou Excel
Payer vos sous-traitants avec les bons documents
Les factures de sous-traitants sont des factures fournisseurs comme les autres. Elles se règlent depuis les règlements fournisseurs, en une ou plusieurs fois, et le reste dû se lit par fournisseur. Pour chaque règlement, Tracky prépare le document qui va avec : avis de virement avec ou sans en-tête, chèque imprimé sur votre carnet pré-imprimé, effet sur formulaire LCN.
Pour un sous-traitant payé en devise, l’autorisation destinée à l’Office des Changes sort aussi en PDF. Et quand une facture ne se retrouve pas, la recherche fonctionne par pièce de règlement ou, avec l’option TIR, par numéro de CMR. Le reste du cycle d’achat est décrit sur la page achats et fournisseurs.
Deux faces du même voyage
Dans Tracky, sous-traitant et transporteur désignent le même partenaire. La différence tient au point de vue. L’affrètement regarde le voyage : quel camion extérieur le fait, à quel prix, et ce qu’il vous reste une fois le transporteur payé. La sous-traitance regarde la facture : ce que le partenaire vous réclame, ce que vous lui avez réglé, ce que vous lui devez encore.
Les deux lectures s’appuient sur le même voyage, saisi une seule fois dans l’exploitation. C’est ce qui évite les écarts entre ce qui a roulé, ce qui a été facturé au client et ce qui a été payé au confrère. Pour voir l’ensemble des modules, passez par la page fonctionnalités.
Les autres modules de Tracky TMS
Chaque module lit les mêmes voyages : ce qui est saisi ici sert aussi à la facture, à la paie et aux coûts. Voir toutes les fonctionnalités.
Vos questions sur ce module
Comment Tracky sait-il qu’un voyage est sous-traité ?
Par le véhicule. Les tracteurs et semi-remorques d’un sous-traitant sont déclarés dans la flotte avec le type sous-traitance et leur propriétaire. Dès qu’un de ces véhicules est affecté à un voyage, le voyage est reconnu comme sous-traité et le champ tarif transporteur apparaît.
Que se passe-t-il si la facture du sous-traitant ne correspond pas à ses voyages ?
La facture ne s’enregistre pas tant que le nombre de trajets cochés et le montant total ne correspondent pas à ce qu’elle annonce. L’écart est visible avant le paiement, ce qui vous laisse le temps d’appeler le sous-traitant.
Un voyage peut-il être payé deux fois au même sous-traitant ?
Non. Un trajet rattaché à une facture de sous-traitant sort de la liste des trajets à facturer. Il ne peut pas être coché une deuxième fois sur une autre facture.
Peut-on envoyer au sous-traitant un état de ses factures et paiements ?
Oui, avec l’option TIR. La situation sous-traitant s’exporte en PDF avec votre cachet ou en Excel, filtrée par client et par période, en mode factures ou en mode voyages.
Comment règle-t-on un sous-traitant ?
Depuis les règlements fournisseurs, en une ou plusieurs fois, avec l’avis de virement, le chèque ou l’effet imprimé. Le détail est sur la page achats et fournisseurs.
Apportez la dernière facture d’un sous-traitant. On la rapproche de ses voyages devant vous.
Trente minutes de démonstration sur vos propres trajets. Vous verrez la facture contrôlée, les voyages verrouillés et la situation prête à envoyer.