Le logiciel d’achats et de dépenses pour les transporteurs
Pneus, pièces, gasoil, sous-traitants, échéances de leasing : chez un transporteur, les achats partent dans tous les sens et les factures arrivent quand elles veulent. Le module achats fournisseurs de Tracky TMS suit chaque dépense du bon de commande jusqu’au règlement, et vous dit à tout moment ce que vous devez, à qui, et pour quand.
Du bon de commande à la facture fournisseur, sans ressaisie
Dans beaucoup d’entreprises de transport, l’achat se fait au téléphone, la livraison arrive au dépôt avec un bon froissé, et la facture tombe trois semaines plus tard chez la comptable, qui ne sait plus ce qui a été reçu. Tracky reprend le circuit classique des achats, dans l’ordre où les papiers existent vraiment.
Chaque étape reprend la précédente. Les lignes se saisissent une fois, au bon de commande, et suivent jusqu’à la facture.
Le bon de commande part
Vous choisissez le fournisseur, puis les lignes : un article du catalogue, une pièce de rechange ou une désignation libre. Le bon de commande s’imprime en PDF avec le montant arrêté en toutes lettres et une zone cachet et signature, prêt à envoyer.
La marchandise arrive
Le bon de commande se convertit en bon de livraison. Si le fournisseur livre huit pneus sur douze, vous saisissez huit : le reliquat reste ouvert sur le bon de commande et attend la livraison suivante. Un achat sans commande passe par un BL libre.
La facture se rapproche
À réception de la facture, vous cochez les BL non facturés de ce fournisseur. Tracky vérifie que le nombre de BL et le montant TTC correspondent à ce qui est écrit sur la facture reçue, avant de l’enregistrer.
Des factures fournisseurs rapprochées de ce qui a été livré
Payer une facture sans vérifier la livraison, c’est payer deux fois le même lot de filtres un jour ou l’autre. Le rapprochement par bon de livraison ferme cette porte : un BL rattaché à une facture ne peut plus être supprimé tant qu’il n’a pas été détaché, et il ne réapparaît pas dans la liste des BL à facturer.
Toutes les dépenses n’ont pas de bon de livraison. Pour un service ponctuel ou une facture reçue sans commande, la facture libre accepte des lignes détaillées, un article ou une pièce par ligne, avec la TVA saisie ligne par ligne. Une facture fournisseur en euros reste en euros : vous n’inventez pas de conversion approximative au moment de la saisie.
Chaque facture porte son échéance et un compte comptable, choisi dans votre plan de comptes. C’est ce qui permet ensuite de regrouper les dépenses par nature, sans retraitement.
- Facture par rapprochement des BL reçus, contrôle du nombre de BL et du TTC
- Facture libre pour les dépenses sans bon de livraison
- TVA saisie par ligne, factures en dirhams ou en euros
- Échéance et compte comptable sur chaque facture
Payer vos fournisseurs par chèque, effet ou virement
Un règlement fournisseur se saisit une fois et s’impute sur les factures non soldées du fournisseur. Tracky refuse une imputation qui dépasse le reste dû. La part d’un règlement qui ne correspond à aucune facture reste visible comme une avance au fournisseur, au lieu de disparaître dans un total.
Le chèque s’imprime directement sur votre chéquier pré-imprimé, et l’effet sur le formulaire LCN, avec un aperçu à l’écran avant l’impression. Pour un virement, l’avis sort en PDF, avec ou sans en-tête selon que vous imprimez sur votre papier à en-tête. Les ordres de virement émis se retrouvent dans une liste, avec le compte débité et le bénéficiaire. Pour un paiement en devise, Tracky prépare aussi le document d’autorisation destiné à l’Office des Changes.
La liste des règlements se filtre par société, fournisseur, modalité, devise, et par date de règlement ou date d’échéance. Le solde fournisseurs et le reste à payer restent affichés en tête d’écran.
La déclaration des délais de paiement, préparée depuis vos factures
Depuis la loi n° 69-21, une entreprise soumise à l’obligation doit déclarer les factures fournisseurs réglées hors délai et celles qui restent impayées au-delà du délai. Quand les factures dorment dans un classeur, cette déclaration demande des heures de pointage, et les erreurs coûtent des amendes.
Dans Tracky, les dates de facture, d’échéance et de règlement sont déjà là. L’écran Délais de paiement calcule la déclaration pour la période choisie, mensuelle ou trimestrielle, société par société. Par défaut, il ouvre le trimestre précédent, puisque le dépôt se fait après la fin de la période.
- Période mensuelle ou trimestrielle, au choix
- Factures réglées hors délai et factures impayées hors délai, séparées
- Une déclaration par société déclarante
- Déclaration en PDF et état détaillé en Excel pour vérifier ligne à ligne
Tracky prépare les chiffres et les documents. Le dépôt auprès de l’administration reste une démarche que vous ou votre comptable faites, avec un état que vous pouvez contrôler facture par facture avant de l’envoyer.
Un catalogue d’articles et un stock qui prévient avant la rupture
Les consommables du quotidien, cartons, sangles, huiles, filtres, s’achètent souvent au dernier moment et au prix fort. Le catalogue d’articles garde pour chacun une référence, une désignation, une catégorie, un prix unitaire hors taxe et le fournisseur habituel.
Chaque article a un stock, un seuil d’alerte et une quantité à recommander. Les entrées, les sorties et les recomptages se saisissent comme des mouvements, avec leur coût unitaire et leur motif. Dès qu’un article passe sous son seuil, il remonte dans le filtre « À réapprovisionner ». Les pièces de rechange de l’atelier ont leur propre suivi, décrit sur la page maintenance de flotte.
- Référence, catégorie, prix unitaire HT et fournisseur par article
- Stock initial, seuil d’alerte et quantité à recommander
- Mouvements d’entrée, de sortie et d’ajustement après recomptage
- Articles repris directement sur les bons de commande et les factures
La fiche fournisseur, et une corbeille pour les erreurs
Chaque fournisseur a sa fiche, avec son code, sa ville, son ICE et sa catégorie : garage, pneumatiques, carburant, sous-traitant. La recherche porte sur tous ces champs. Le compte fournisseur regroupe ses factures, ses échéances et le reste à payer total. Si vous financez des camions en leasing ou à crédit, les échéances du contrat apparaissent sur la fiche de l’organisme concerné.
Les transporteurs à qui vous confiez des voyages sont aussi des fournisseurs, avec une logique à part : ils facturent au voyage. Leur fonctionnement est détaillé sur la page gestion de la sous-traitance.
Une facture ou un règlement fournisseur supprimé ne disparaît pas tout de suite. Il part dans la corbeille des achats, d’où vous pouvez le restaurer ou le purger définitivement. Une fausse manipulation se rattrape.
- Fiche fournisseur avec ICE, ville et catégorie
- Compte fournisseur : factures, échéances, reste à payer
- Échéances des contrats de financement rattachées au fournisseur
- Corbeille des factures et règlements supprimés, restaurables
Les achats d’un transporteur ne ressemblent pas à ceux d’un commerce
Un logiciel de gestion commerciale générique sait enregistrer une facture fournisseur. Il ne sait pas que les 2 000 litres de gasoil livrés ce matin doivent entrer dans la cuve du dépôt, ni que la facture du confrère parti à Tanger Med se contrôle voyage par voyage.
Dans Tracky, une ligne de carburant sur un bon de livraison alimente directement la cuve choisie : le stock de gasoil se met à jour sans seconde saisie. Le détail est sur la page gestion du carburant. Les factures fournisseurs, avec leur compte comptable, alimentent ensuite le journal des opérations et la trésorerie.
Côté ventes, le même principe s’applique dans l’autre sens : la facturation transport part des voyages livrés. Vous pouvez aussi voir tous les modules ou consulter notre article sur les effets LCN et les impayés.
Les autres modules de Tracky TMS
Chaque module lit les mêmes voyages : ce qui est saisi ici sert aussi à la facture, à la paie et aux coûts. Voir toutes les fonctionnalités.
Vos questions sur ce module
Peut-on facturer une livraison partielle ?
Oui. Le bon de commande garde le reliquat ouvert : vous saisissez un bon de livraison pour ce qui est arrivé, puis un autre pour le reste. La facture du fournisseur se rapproche uniquement des BL reçus.
Tracky imprime-t-il les chèques et les effets ?
Oui. Le chèque s’imprime sur votre chéquier pré-imprimé et l’effet sur le formulaire LCN, avec un aperçu à l’écran avant impression. L’avis de virement sort en PDF, avec ou sans en-tête.
Comment préparer la déclaration des délais de paiement (loi 69-21) ?
L’écran Délais de paiement calcule, pour un mois ou un trimestre et pour une société, les factures réglées hors délai et celles impayées hors délai. Vous obtenez la déclaration en PDF et l’état détaillé en Excel pour la vérifier avant dépôt.
Peut-on enregistrer une facture fournisseur en euros ?
Oui. La facture est saisie dans sa devise, avec la TVA par ligne. Pour les paiements en devise, Tracky prépare le document d’autorisation destiné à l’Office des Changes.
Que se passe-t-il si on supprime une facture par erreur ?
Elle part dans la corbeille des achats. Vous pouvez la restaurer, ou la purger définitivement si la suppression était voulue. Le même principe s’applique aux règlements fournisseurs.
Montrez-nous votre classeur de factures fournisseurs.
Trente minutes de démonstration sur vos propres achats : bon de commande, livraison, facture et règlement, jusqu’à la déclaration des délais de paiement.