Le logiciel d’affrètement transport qui garde le voyage chez vous
Quand vos camions sont tous sur la route, vous confiez le chargement à un confrère. Un logiciel d’affrètement transport sert à ne pas perdre ce voyage de vue : le client reste le vôtre, le prix aussi, et ce que vous payez au transporteur est noté sur la même fiche.
L’affrètement, c’est souvent là que la marge disparaît
Un client vous confie un chargement, vous n’avez pas de camion libre, vous appelez un transporteur que vous connaissez. Le voyage se fait. Trois semaines plus tard, le transporteur envoie sa facture, et il faut retrouver à quel voyage elle correspond, à quel prix vous l’aviez vendu au client, et si ce voyage a bien été facturé.
Quand l’affrètement vit dans un carnet ou dans un fichier à part, deux erreurs reviennent. Le voyage affrété n’est pas facturé au client, parce qu’il n’apparaît pas dans la liste de l’exploitation. Ou bien la facture du transporteur est payée sans que personne ne vérifie le prix convenu.
Dans Tracky TMS, le voyage affrété est un voyage comme les autres. Il est saisi par l’exploitation, il porte son client et son prix, et la seule différence est le camion : c’est celui d’un transporteur partenaire, avec le tarif que vous lui payez.
Un répertoire de transporteurs relié à vos voyages
Le menu Transporteurs, dans la partie Opérations, regroupe les transporteurs avec qui vous travaillez. Ce sont des fournisseurs de la catégorie sous-traitant : vous retrouvez sur leur fiche leurs coordonnées, leurs factures et leurs règlements, comme pour n’importe quel fournisseur.
Pour les entreprises qui ont l’option TIR, chaque transporteur a aussi la liste de ses tracteurs et semi-remorques. C’est ce rattachement qui permet au logiciel de reconnaître qu’un voyage est affrété dès que vous choisissez le camion.
- Menu Transporteurs dans les Opérations
- Fiche avec coordonnées, factures et règlements
- Matricules des tracteurs et semi-remorques du transporteur (option TIR)
- Voyage reconnu comme affrété dès le choix du véhicule
Le tarif transporteur saisi sur le voyage, trajet par trajet
Quand le tracteur choisi appartient à un transporteur, un champ Tarif transporteur apparaît sur le voyage : c’est le prix que vous lui payez, en dirhams. Si l’ordre de transport contient plusieurs trajets, le tarif se saisit trajet par trajet.
Le voyage est créé
Client, route, date, marchandise et prix client : l’ordre de transport se remplit comme d’habitude, avec son N° d’OT.
Le camion est affrété
Vous choisissez le véhicule du transporteur, ou vous tapez sa plaque (option TIR). Le chauffeur et la semi-remorque deviennent facultatifs.
Le prix d’achat est noté
Le tarif transporteur se saisit à côté du prix client. Les deux restent liés au voyage pour la suite.
Un camion de passage, sans fiche véhicule à créer
Avec l’option TIR, vous n’avez pas besoin de créer une fiche véhicule pour un camion que vous ne verrez peut-être qu’une fois. Vous tapez la plaque du tracteur ou de la semi-remorque directement dans le voyage, et vous pouvez la rattacher au transporteur concerné.
La plaque est ensuite mémorisée : la prochaine fois que ce transporteur vous envoie le même camion, il suffit de la sélectionner. Le chauffeur et la semi-remorque sont facultatifs sur un voyage affrété, puisque ce n’est pas votre personnel.
Prix client, prix transporteur et bénéfice du voyage affrété
La liste des voyages peut afficher une colonne Prix transporteur à côté du prix client. À l’export Excel, vous avez aussi le nom du sous-traitant et son prix en dirhams. Le logiciel ne calcule pas de marge dans la liste : les deux prix sont côte à côte, et c’est le Récap Voyage qui fait le calcul complet.
Le Récap Voyage prend le transport facturé au client, puis retire le montant affrété, les frais de route et les frais divers. Le montant affrété vient des factures du transporteur rattachées à ce voyage, et non d’un chiffre saisi à la main. Si la facture du transporteur n’est pas encore arrivée, vous le voyez.
La facture du transporteur, justement, se construit à partir de ses voyages. C’est expliqué sur la page gestion de la sous-traitance transport : vous cochez ses trajets non facturés, le tarif transporteur est proposé, et un voyage ne peut pas être payé deux fois.
Facturer le client pour des voyages affrétés
Au moment de facturer, vous choisissez quels trajets proposer : seulement vos propres trajets, tous les trajets, tous ceux des sous-traitants, ceux d’un transporteur en particulier, ou vos trajets plus ceux d’un transporteur. Les trajets affrétés portent un badge ST, pour que la personne qui facture sache ce qu’elle regroupe.
Le client, lui, reçoit une facture normale, conforme, avec ses voyages. Toute la facturation est détaillée sur la page logiciel de facturation transport, et l’organisation du voyage lui-même sur la page logiciel d’exploitation transport.
- Choix des trajets à facturer : propres, affrétés, ou les deux
- Filtre sur un transporteur en particulier
- Badge ST sur les trajets affrétés
- Facture client identique à celle d’un voyage fait par vos camions
Les autres modules de Tracky TMS
Chaque module lit les mêmes voyages : ce qui est saisi ici sert aussi à la facture, à la paie et aux coûts. Voir toutes les fonctionnalités.
Vos questions sur ce module
Quelle différence entre affrètement et sous-traitance dans Tracky TMS ?
C’est le même transporteur vu de deux côtés. L’affrètement concerne le voyage : le camion d’un confrère, le tarif payé, le bénéfice. La sous-traitance concerne le fournisseur : ses factures, ses règlements et sa situation. Voir la page gestion de la sous-traitance transport.
Faut-il créer une fiche véhicule pour chaque camion affrété ?
Non, si vous avez l’option TIR : la plaque se tape directement sur le voyage, se rattache au transporteur et reste mémorisée pour les fois suivantes.
Le logiciel calcule-t-il la marge de chaque voyage affrété ?
Le Récap Voyage calcule le bénéfice du voyage : transport facturé, moins le montant affrété, les frais de route et les frais divers. Dans la liste des voyages, le prix client et le prix transporteur sont affichés côte à côte.
Comment éviter de payer deux fois un transporteur pour le même voyage ?
Sa facture se construit à partir de ses voyages non facturés. Une fois un voyage rattaché à une facture du transporteur, il ne peut plus être repris dans une autre.
Peut-on facturer au client un mélange de voyages propres et affrétés ?
Oui. À la création de la facture, vous choisissez vos propres trajets, ceux d’un transporteur, ou les deux ensemble. Les trajets affrétés portent un badge pour les repérer.
Vous affrétez chaque semaine ? Voyons où passe la marge.
Trente minutes sur vos propres voyages affrétés : tarif transporteur, prix client, Récap Voyage et facture du transporteur rapprochée de ses trajets.