Le logiciel de facturation pensé pour les transporteurs
Dans le transport, la facture n’est pas un document comptable comme un autre : elle sort d’un voyage, s’appuie sur un bon de livraison, et ne vaut rien sans le relevé qui va avec. Tracky TMS facture comme un transporteur travaille — le trajet d’abord, la facture ensuite, le règlement au bout. Un logiciel de facturation transport doit aussi coller à vos habitudes : votre papier à en-tête, vos exonérations, vos clients qui veulent un relevé cacheté.
Du devis à la facture, sans jamais ressaisir une ligne
Le devis devient bon de commande, le bon de commande devient bon de livraison, le bon de livraison devient facture. Chaque document reprend le précédent : les lignes ne sont saisies qu’une fois, et un voyage ne peut pas être facturé deux fois par accident.
Le voyage se termine
Le trajet livré porte déjà son client, sa route, son prix et son numéro de bon de livraison. Il attend d’être facturé — il apparaît dans la liste des voyages non facturés, impossible de l’oublier.
La facture se compose
Vous sélectionnez les voyages du mois pour un client : la facture se remplit voyage par voyage, avec la date, la route et le BL. Le relevé de transport joint donne le détail que le client vérifiera de toute façon.
Le règlement se lettre
Virement, chèque ou traite : le règlement saisi se rattache à la facture, et l’état de la facture s’en déduit tout seul. Ce qui reste dû par client se lit en un écran, avec l’âge de chaque créance.
« On facturait avec trois semaines de retard parce qu’il fallait retrouver les bons de livraison. Aujourd’hui la facture part le lendemain du déchargement. »
Des factures qui passent un contrôle fiscal sans transpirer
La réglementation marocaine ne laisse pas de place à l’improvisation : mentions obligatoires, numérotation continue, TVA au bon taux. Un logiciel de facturation généraliste vous laisse remplir tout ça à la main. Tracky l’imprime d’office, parce que c’est dans le modèle de données, pas dans un champ libre.
Une facture émise se verrouille. Pour corriger, vous émettez un avoir — la série de numérotation reste continue, par société et par exercice. Si votre groupe compte plusieurs raisons sociales, chacune garde sa propre série et ses propres mentions.
- ICE, RC, IF, patente et CNSS imprimés sur chaque document
- TVA 20 %, 14 %, 10 % et exonération à l’export, calculées à la ligne
- Numérotation séquentielle sans trou, par société et par exercice
- Facture verrouillée après émission, correction par avoir
- PDF à votre image : logo, cachet, coordonnées bancaires
Une facture n’est payée que quand l’argent est là
Beaucoup de logiciels laissent cocher « payée » à la main. Résultat : le tableau dit une chose, le compte en banque en dit une autre. Dans Tracky, l’état d’une facture se déduit des règlements réellement saisis — en attente, partiellement réglée, soldée. Pas d’interprétation.
Les chèques et les traites vivent dans un portefeuille dédié : reçus, remis à l’encaissement, encaissés, impayés ou endossés. Vous savez à tout moment ce qui dort dans le tiroir et ce qui est déjà à la banque. Et l’écran de recouvrement classe l’encours par client et par âge de créance : la relance part avant que la dette ne fête son anniversaire.
Votre facture, votre style : on s’adapte à vous, pas l’inverse
Chaque transporteur a pris ses habitudes avec son ancien logiciel ou son modèle Word. Certains veulent le détail voyage par voyage, d'autres un tableau court avec code, TVA et TTC. Tracky propose plusieurs modèles de facture PDF, et vous choisissez au moment de télécharger.
Vous avez déjà une facture que vos clients connaissent ? Apportez-la. On reprend sa structure, ses colonnes, ses mentions et son style dans un modèle à votre nom. Vos clients reçoivent la même facture qu’avant, et c’est le logiciel qui la remplit.
Vous imprimez sur du papier à en-tête déjà préimprimé ? Sortez la facture sans en-tête, le logiciel laisse la place en haut de page. Le cachet de la société s'ajoute ou se retire de la même façon, selon que la facture part par e-mail ou sur papier signé.
La facture peut partir de voyages livrés ou être saisie en lignes libres, pour une prestation hors transport par exemple. Et quand une partie des voyages a été roulée par un sous-traitant, vous choisissez ce que la facture reprend : vos trajets propres, ceux d'un sous-traitant, ou les deux. Les trajets sous-traités portent un badge dans la sélection.
- Votre propre modèle : la structure et le style de votre facture actuelle
- Modèle détaillé voyage par voyage, ou modèle court code, TVA et TTC
- PDF avec ou sans en-tête, avec ou sans cachet
- Facture depuis les voyages ou en lignes libres
- Trajets propres, sous-traités ou les deux sur la même facture
- Avoir émis comme un document à part, repéré dans la liste
Les exonérations de TVA, sans calcul à la main
Deux cas reviennent sans cesse chez un transporteur marocain. Le transport international d'abord : la facture sort sans TVA, avec la mention de l'article 92-35 du Code général des impôts imprimée d'office en bas de page. Le transport national exonéré ensuite, pour un client qui achète sous autorisation : c'est là que les factures se compliquent.
Un client exonéré vous remet des attestations numérotées, chacune pour un montant de TVA donné. Quand une facture puise sur plusieurs attestations, il faut indiquer lesquelles et pour combien. Tracky fait cette répartition tout seul : il prend les attestations du client dans l'ordre de leur numéro et imprime sur la facture le montant de TVA déduit de chacune. Si aucune attestation n'est enregistrée, le numéro d'autorisation saisi sur la facture reste utilisé.
Avec l'option « État d'exonération TVA », vous suivez aussi ce qui reste disponible sur chaque attestation, pour ne pas facturer en exonération au-delà de ce que le client a obtenu. Les règles de la facture de transport au Maroc sont détaillées dans l'article facture de transport conforme au Maroc.
Le relevé que votre client veut voir avant de payer
Beaucoup de chargeurs ne mettent une facture en paiement qu'après l'avoir pointée avec leur propre liste. Le logiciel de facturation transport doit donc produire plus que des factures.
Votre client peut aussi avoir son espace en ligne : il y consulte ses trajets et ses factures avec leur état de paiement, et y dépose ses demandes de trajet.
Le suivi des impayés, des chèques et des effets est détaillé sur la page logiciel de recouvrement transport.
Un nouvel exercice sans perdre les impayés de l'ancien
En janvier, la numérotation repart pour le nouvel exercice. Les factures de décembre qui ne sont pas encore payées, elles, ne disparaissent pas. La liste des factures affiche l'exercice choisi et reprend en report les factures des exercices précédents qui ont encore un reste à encaisser.
Ce report est coché par défaut. Décochez « Impayés des exercices précédents » pour ne voir que l'exercice en cours, par exemple pour préparer une déclaration.
Vous changez d'exercice
La série de numérotation de chaque société repart pour la nouvelle année.
Les impayés vous suivent
Les factures antérieures encore dues restent dans la liste, avec leur reste à encaisser.
La facturation transport ne rentre pas dans un logiciel générique
Un logiciel de facturation généraliste sait créer une facture avec des lignes libres. Il ne sait pas qu’une ligne, chez un transporteur, c’est un voyage — avec sa date de chargement, sa route, son bon de livraison, son chauffeur et son prix convenu au départ. Il ne sait pas non plus qu’un client attend le relevé de transport avant de mettre la facture en paiement.
C’est la raison d’être d’un logiciel de gestion de transport : la facture n’est pas saisie, elle est déduite des voyages livrés. Pas d’oubli, pas de doublon, pas d’écart entre ce que l’exploitation a fait rouler et ce que la comptabilité a facturé. Et comme la paie du chauffeur et le gasoil sortent des mêmes trajets, la marge du voyage se lit en face de la facture.
Tracky TMS applique ce principe avec la réglementation marocaine intégrée d’origine — pas adaptée après coup depuis un produit étranger. Voir l’ensemble des modules, ou la gestion du transport international si vos camions passent le détroit.
La facturation transport en pratique
Peut-on regrouper plusieurs voyages sur une seule facture ?
Oui. Les trajets livrés du mois se regroupent en une facture par client, avec le détail voyage par voyage : date, route, numéro de bon de livraison, prix. Un relevé de transport joint récapitule l’ensemble — c’est la pièce que le client réclame avant de payer.
Les factures sont-elles conformes au Code Général des Impôts ?
Oui. Chaque facture porte l’ICE, le RC, l’IF, la patente et le numéro CNSS de la société émettrice, avec une numérotation séquentielle sans trou par société et par exercice. La TVA se calcule à la ligne — 20 %, 14 % ou 10 % — et l’exonération du transport à l’export est prise en charge avec la mention réglementaire.
Comment le logiciel sait-il qu’une facture est payée ?
L’état de la facture se déduit des règlements réellement saisis : tant que l’argent n’est pas enregistré, elle reste en attente ou partiellement réglée. Personne ne peut marquer une facture « payée » à la main sans le règlement correspondant.
Peut-on facturer un client européen en euros ?
Oui. La facture sort dans la devise du client, avec son équivalent en dirhams calculé au taux que vous fixez. L’exonération de TVA à l’export s’applique à la ligne. Le détail est sur la page TMS transport international.
Que se passe-t-il si une facture émise contient une erreur ?
Une facture émise se verrouille : la correction passe par un avoir, comme le veut la règle. La série de numérotation reste continue, ce qui évite les questions gênantes en cas de contrôle.
Peut-on imprimer la facture sur notre papier à en-tête ?
Oui. La facture se télécharge sans en-tête, pour une impression sur votre papier déjà préimprimé, et avec ou sans le cachet de la société.
Comment facturer un client exonéré de TVA qui a plusieurs attestations ?
Enregistrez ses attestations : le logiciel répartit la TVA exonérée sur elles dans l'ordre de leur numéro et imprime sur la facture le montant déduit de chacune. Le transport international sort, lui, avec la mention de l'article 92-35 du CGI.
Peut-on facturer au client des voyages faits par un sous-traitant ?
Oui. En créant la facture, vous choisissez de reprendre vos trajets propres, ceux d'un sous-traitant ou les deux. Le côté fournisseur est décrit sur la page gestion de la sous-traitance transport.
Les factures impayées de l'année précédente restent-elles visibles ?
Oui. La liste des factures reprend en report les factures des exercices précédents qui ont encore un reste à encaisser. Une case permet de les masquer.
Peut-on garder le modèle de facture qu’on utilise aujourd’hui ?
Oui. Votre facture, votre style : on reprend la structure, les colonnes, les mentions et la mise en page de votre facture actuelle dans un modèle à votre nom. On s’adapte à vous, pas l’inverse, et vos clients continuent de recevoir une facture qu’ils connaissent.
Mes clients peuvent-ils consulter leurs factures en ligne ?
Oui. Chaque client peut recevoir un accès à son espace en ligne : il y retrouve ses trajets, ses factures avec leur état de paiement (non payée, partiellement payée, payée) et peut y déposer ses demandes de trajet.
Apportez trois factures. On vous montre comment elles seraient sorties toutes seules.
Trente minutes de démonstration, sur vos propres voyages. Vous verrez le chemin du bon de livraison au règlement encaissé.