Comptabilité et contrôle pour les entreprises de transport
Un transporteur qui tient ses voyages dans un outil et sa comptabilité dans un autre passe ses fins de mois à réconcilier les deux. Le volet comptabilité de Tracky TMS, logiciel de comptabilité transport pensé pour le Maroc, part des factures et des règlements déjà saisis pour produire le journal, le lettrage bancaire et la trésorerie, sans ressaisie.
Ventes et achats dans l’ordre où ils se sont passés
Votre comptable vous demande « tout ce qui s’est passé en mars ». Sans outil commun, cela veut dire exporter les factures d’un côté, les encaissements de l’autre, les factures fournisseurs d’un troisième, puis tout recoller.
Le journal des opérations fait ce travail. Il affiche, pour un mois et une société, les factures clients, les encaissements, les factures fournisseurs et les règlements fournisseurs dans l’ordre chronologique, avec le tiers, la pièce et le montant en dirhams. Vous filtrez par type d’opération ou cherchez un tiers ou une pièce. Chaque ligne vient d’un document déjà saisi ailleurs dans Tracky : il n’y a rien à retaper.
- Factures et règlements clients, factures et règlements fournisseurs
- Vue mensuelle, par société ou pour tout le groupe
- Filtre par type d’opération, recherche par tiers ou pièce
- Montants en dirhams, lignes issues des documents d’origine
Le lettrage du relevé bancaire avec vos règlements
Un client dit avoir payé. La banque affiche un virement de 48 000 dirhams avec un libellé tronqué. Qui a payé quoi ? Le lettrage relie chaque ligne du relevé au règlement qui lui correspond, et c’est ce qui transforme un « normalement c’est payé » en certitude.
Le relevé entre dans Tracky
Vous importez le relevé au format CSV (date, libellé, montant, référence ; un montant négatif est un décaissement), ou vous saisissez les lignes à la main, par société et par compte bancaire.
Le rapprochement se propose
À l’import, Tracky rapproche automatiquement ce qu’il peut. Les règlements clients et fournisseurs non encore lettrés restent listés à côté du relevé.
Vous lettrez le reste
Pour chaque ligne restante, vous choisissez le règlement correspondant et le compte comptable. Le volet fournisseurs est réservé aux utilisateurs qui ont les droits sur les achats.
Solde calculé et solde réel, côte à côte
Chaque encaissement et chaque décaissement se valide sur le compte bancaire concerné. Les mouvements qui ne sont ni des factures ni des règlements, frais bancaires, agios, virement interne, se saisissent à part avec leur compte comptable. Une validation erronée se dé-valide pour être rectifiée.
Le relevé par compte part du solde d’ouverture et donne le solde calculé en fin de mois. Vous saisissez le solde réel du relevé de la banque, joignez le relevé en PDF ou en image, et l’écart s’affiche. Tant qu’il n’est pas à zéro, quelque chose manque.
Selon les modules activés, deux vues complètent l’ensemble : le rapprochement prévisionnel, qui liste les échéances à venir non encore passées en banque avec le solde prévu et les échéances dépassées, et le bilan des charges et produits par compte comptable sur une période.
Un plan de comptes à votre main, utilisé partout
Chaque cabinet comptable a ses habitudes. Tracky ne vous impose pas une liste figée : vous créez vos comptes avec un code, un libellé, une catégorie, une affectation et leur sens, débit ou crédit. Un compte peut servir aux ventes clients, aux achats fournisseurs, ou aux deux. Par exemple « Vente transport (classe 7) », « Pneumatiques » ou « Salaires ».
Ces comptes se choisissent ensuite sur les factures fournisseurs, sur les lignes du relevé bancaire et sur les mouvements de trésorerie. C’est ce qui permet de regrouper les charges et les produits par nature, et de remettre au cabinet des chiffres déjà classés.
- Code, libellé, catégorie et affectation par compte
- Sens débit ou crédit, usage vente, achat ou les deux
- Choix du compte sur les factures fournisseurs et le relevé
- Regroupement des charges et produits par compte
Des exercices clôturés proprement, même avec plusieurs sociétés
Une facture émise en décembre et payée en février appartient à quel exercice ? Tracky gère un exercice comptable par année et par société. Au moment de clôturer, l’écran annonce combien de factures clients et fournisseurs impayées vont être reportées sur l’exercice suivant. Rien ne se perd au passage d’une année à l’autre.
Les listes de factures s’ouvrent sur l’exercice sélectionné. Les impayés des exercices antérieurs y restent visibles, marqués comme reportés, pour que le recouvrement continue.
Un groupe qui exploite plusieurs raisons sociales les gère dans un même compte. Chaque société garde ses mentions légales, sa numérotation, ses comptes bancaires et ses exercices. Les écrans financiers se filtrent par société, ou montrent l’ensemble.
- Exercice comptable par année et par société
- Clôture avec report des factures impayées, clients et fournisseurs
- Impayés antérieurs visibles et signalés dans l’exercice en cours
- Plusieurs sociétés dans un compte, filtres par société
Qui a le droit de faire quoi, et qui l’a fait
Le dispatcher n’a pas à voir les règlements, et la personne qui saisit les voyages n’a pas à supprimer une facture. Les droits se donnent par module, pour chaque utilisateur. Le droit de suppression se donne séparément : un utilisateur peut travailler sur les factures sans pouvoir en effacer une.
Le journal d’audit garde l’historique des modifications sensibles : factures, règlements, paie, utilisateurs, devis. Quand un montant a changé, vous savez qui l’a changé et quand. Les bulletins de paie validés, eux, sont figés ; le détail est sur la page paie et RH.
L’isolation entre entreprises est appliquée dans la base de données elle-même. Une autre société cliente de Tracky ne peut pas lire vos chiffres, même en passant par l’API.
- Accès par module pour chaque utilisateur
- Droit de suppression attribué à part
- Journal d’audit des modifications sensibles
- Isolation des données par entreprise au niveau de la base
Un outil de gestion qui prépare le travail du comptable
Tracky n’est pas un logiciel de comptabilité générale et ne remplace pas votre expert-comptable. Il ne produit pas la liasse fiscale. Son rôle est en amont : faire en sorte que chaque facture, chaque règlement et chaque mouvement bancaire soit saisi une fois, classé sur le bon compte et rapproché de la banque.
Les chiffres qui arrivent au cabinet sont donc les mêmes que ceux de l’exploitation. Le chiffre d’affaires vient des voyages facturés (facturation transport), les charges des achats fournisseurs, du carburant et de la paie. Pour calculer ce que coûte vraiment un kilomètre, lisez notre méthode du coût au kilomètre, ou parcourez l’ensemble des modules.
Les autres modules de Tracky TMS
Chaque module lit les mêmes voyages : ce qui est saisi ici sert aussi à la facture, à la paie et aux coûts. Voir toutes les fonctionnalités.
Vos questions sur ce module
Tracky remplace-t-il mon logiciel de comptabilité ?
Non. Tracky ne tient pas la comptabilité générale et ne produit pas la liasse fiscale. Il prépare des données propres pour votre comptable : journal des opérations, lettrage bancaire, trésorerie rapprochée et comptes comptables choisis sur chaque pièce.
Quel format de relevé bancaire peut-on importer ?
Un fichier CSV avec la date, le libellé, le montant et la référence, un montant négatif correspondant à un décaissement. Vous pouvez aussi saisir les lignes du relevé à la main.
Que deviennent les factures impayées à la clôture de l’exercice ?
Elles sont reportées sur l’exercice suivant, côté clients comme côté fournisseurs. L’écran de clôture indique combien de factures seront reportées avant que vous confirmiez.
Peut-on gérer plusieurs sociétés dans le même compte ?
Oui. Chaque société garde ses mentions, sa numérotation, ses comptes bancaires et ses exercices, et les écrans financiers se filtrent par société.
Peut-on savoir qui a modifié une facture ?
Oui. Le journal d’audit enregistre les modifications sensibles sur les factures, les règlements, la paie, les utilisateurs et les devis, avec l’auteur et la date.
Apportez un relevé bancaire. On le lettre devant vous.
Trente minutes de démonstration : vos factures, vos règlements et votre relevé, rapprochés dans Tracky, puis le journal du mois prêt pour votre comptable.