Logiciel de gestion carburant pour camions et cuves
Le gasoil est le premier poste de charge d’un transporteur, et le plus difficile à suivre. Le logiciel de gestion carburant de Tracky TMS suit chaque litre depuis la livraison dans votre cuve jusqu’au réservoir du camion, avec le prix réellement payé. La consommation de chaque véhicule se calcule à partir de son compteur.
Le gasoil part plus vite que vous ne le voyez
Un transporteur qui a sa propre cuve achète du gasoil par camion-citerne, le stocke, puis le distribue à ses tracteurs. Entre les deux, il y a un pompiste, un carnet et beaucoup de confiance.
Les litres livrés sont sur le bon du fournisseur. Les litres distribués sont sur un cahier, quand ils y sont. Le prix du litre change d’une livraison à l’autre, si bien que personne ne sait vraiment combien a coûté le plein du tracteur parti hier soir. Et quand le camion fait le plein en station sur la route, le ticket revient froissé, ou ne revient pas.
Résultat : en fin de mois, vous connaissez le total de la facture du pétrolier, mais pas la consommation de chaque camion. Un tracteur qui consomme trop ne se repère pas. Le coût au kilomètre reste une estimation. Pour savoir ce que coûte vraiment un camion, le calcul est détaillé dans l’article coût au kilomètre d’un camion. Le gasoil en est la plus grosse ligne, et c’est celle que Tracky rend mesurable.
Vos cuves de gasoil et d’AdBlue, suivies au litre
Chaque cuve se déclare avec son type de carburant, gasoil ou AdBlue, sa capacité, son emplacement et un seuil d’alerte. Au démarrage, vous saisissez le stock physiquement présent et son prix d’achat. Ensuite, le niveau bouge tout seul : il monte à chaque réception, il descend à chaque plein.
L’écran des cuves donne le stock gasoil, le stock AdBlue et le nombre de cuves passées sous leur seuil. Quand le jaugeage ne tombe pas juste, vous ajustez le stock au nouveau niveau mesuré, avec une justification. L’écart reste tracé au lieu de disparaître dans une correction silencieuse.
- Cuves gasoil et AdBlue avec capacité et emplacement
- Seuil d’alerte par cuve, alertes de stock bas à l’écran
- Stock initial avec son prix d’achat et sa TVA
- Ajustement de stock justifié après jaugeage
- Historique des mouvements conservé même si la cuve est supprimée
Chaque réception rattachée à son bon et à son prix
Quand le camion-citerne livre, la réception se saisit avec la société acheteuse, la citerne, le fournisseur, la quantité en litres et le prix au litre TTC. Les références suivent : numéro de bon de livraison, numéro de bon de réception, numéro de facture, matricule et chauffeur du camion livreur, pompiste qui a reçu.
L’AdBlue a son propre écran d’entrées, avec la même logique. Et si la livraison est déjà passée par un bon de livraison fournisseur dans les achats, l’entrée qui en découle est en lecture seule : on ne saisit pas deux fois la même livraison.
Chaque plein rattaché au camion, au chauffeur et au voyage
L’alimentation est le cœur du module. Chaque prise de carburant se saisit avec le tracteur, la semi-remorque, le chauffeur et le kilométrage du compteur. Elle peut venir de votre cuve ou d’une station extérieure.
Plein en cuve
Vous choisissez la cuve gasoil et, si besoin, la cuve AdBlue. Le prix au litre se calcule en FIFO à partir des entrées : les premiers litres livrés sont les premiers consommés, au prix où vous les avez payés. Le détail des couches FIFO est visible.
Plein en station
Vous choisissez la station, ou vous l’ajoutez à la volée avec sa ville, puis vous saisissez les litres et le prix. Si le chauffeur s’est arrêté plusieurs fois sur la route, chaque arrêt carburant s’ajoute à la même saisie avec son propre total.
Rattachement au voyage
Le plein peut être affecté à un numéro d’OT. Pour une semi-remorque frigorifique, le gasoil du groupe froid et ses heures de fonctionnement se notent à part.
Le pompiste, le numéro de pièce et les notes complètent la saisie. Dans la liste des alimentations, la recherche fonctionne par numéro de pièce, par numéro d’OT ou par véhicule, et les filtres par période donnent le total des litres et des montants de la sélection.
La consommation de chaque camion, calculée au compteur
Pour chaque plein, Tracky calcule la distance parcourue depuis le plein précédent du même véhicule, à partir du compteur. La consommation réelle suit : litres de gasoil divisés par cette distance, multipliés par cent. Filtrez la liste sur un tracteur et vous voyez ses L/100 km plein après plein. Un saut brutal se voit sans avoir à refaire les calculs.
L’écran de statistiques prend de la hauteur. Il met en face le coût du gasoil et le chiffre d’affaires, mois par mois, avec le pourcentage que le carburant représente. Il montre aussi l’évolution des commandes de gasoil, en tonnes, et celle du prix moyen du litre. Quand le prix monte, vous le voyez avant que la marge ne baisse.
- Distance depuis le plein précédent, lue au compteur
- Consommation réelle en L/100 km sur chaque plein
- Coût du gasoil face au chiffre d’affaires, mois par mois
- Pourcentage gasoil sur CA
- Évolution des commandes et du prix moyen du litre
Cartes carburant, cartes JAWAZ et droits d’accès
Les cartes gasoil se suivent par véhicule, avec leur numéro, la société et leur état. Une carte retirée reste dans l’historique. Les cartes JAWAZ, pour le péage autoroutier, ont leur propre écran, lui aussi par véhicule. Les deux sont des modules que votre compte peut activer ou non.
Le carburant touche à l’argent liquide et aux stocks, donc l’accès compte. Le module se donne par rôle : un agent de saisie des voyages peut l’utiliser sans voir la facturation. Et si vous préférez, le carburant peut être réservé aux seuls administrateurs. Le reste de la flotte, entretien et papiers compris, se gère dans la maintenance de flotte.
Pourquoi suivre le gasoil dans le même logiciel que les voyages
Un logiciel de cuve seul vous dira combien de litres sont sortis. Il ne vous dira pas pour quel voyage, ni si ce voyage était rentable. Dans Tracky, le plein est rattaché au tracteur, au chauffeur et à l’OT, sur la même base que les voyages de l’exploitation et que les factures clients.
C’est ce qui permet de comparer le coût du carburant au chiffre d’affaires sur la même période, sans export ni tableur intermédiaire. Pour une vue d’ensemble des autres modules, de la paie des chauffeurs à la comptabilité, passez par la page fonctionnalités.
Les autres modules de Tracky TMS
Chaque module lit les mêmes voyages : ce qui est saisi ici sert aussi à la facture, à la paie et aux coûts. Voir toutes les fonctionnalités.
Vos questions sur ce module
Comment le prix du litre est-il calculé pour un plein en cuve ?
En FIFO, à partir des entrées enregistrées dans la cuve : les premiers litres livrés sont les premiers consommés, au prix payé pour cette livraison. Le détail des couches utilisées s’affiche sur le plein.
Tracky calcule-t-il la consommation aux 100 km ?
Oui. Pour chaque plein, la distance depuis le plein précédent du même véhicule se lit au compteur, et la consommation réelle se calcule en litres aux 100 km.
Peut-on saisir un plein fait en station sur la route ?
Oui. Le plein se saisit en station avec les litres et le prix, et plusieurs arrêts carburant d’un même trajet s’ajoutent à la même saisie, chacun avec son total.
L’AdBlue est-il suivi séparément du gasoil ?
Oui. L’AdBlue a ses cuves, ses entrées et son stock, et se prélève sur le même plein que le gasoil quand le camion passe à la cuve.
Peut-on limiter l’accès au module carburant ?
Oui. L’accès se donne par rôle, et le module peut être réservé aux administrateurs. Les autres rôles sont présentés sur la page fonctionnalités.
Montrez-nous votre cahier de cuve. On vous montre la consommation de chaque camion.
Trente minutes de démonstration sur vos propres pleins et livraisons. Vous verrez le stock de la cuve, le prix FIFO et les L/100 km de vos tracteurs.