Le logiciel d’exploitation transport où tout part du voyage
Un client appelle pour un chargement à Agadir, livraison à Tanger après-demain. Avec un logiciel d’exploitation transport, cette demande devient un ordre de transport numéroté, avec son chauffeur, son tracteur, sa semi-remorque et son prix. Ensuite, vous ne la ressaisissez plus : la facture, la paie du chauffeur et le coût du voyage partent de cette fiche.
Pourquoi l’exploitation transport déborde vite d’Excel
Tant qu’il y a trois camions, un classeur Excel tient. Une ligne par voyage, une colonne pour le chauffeur, une autre pour le prix. Puis la flotte grossit, les clients demandent un numéro de commande sur chaque facture, un chauffeur tombe en panne à Marrakech et un collègue termine le trajet. Le classeur ne sait pas dire qui doit être payé, ni ce qu’il faut facturer.
Le vrai coût se voit en fin de mois. Le service facturation recopie les voyages depuis le planning, la paie reprend les mêmes voyages depuis un autre fichier, et personne n’a la même liste. Un trajet oublié, c’est une facture en moins. Un trajet compté deux fois, c’est une commission versée pour rien.
Tracky TMS part du principe inverse : le voyage est saisi une seule fois, par l’exploitation, et les autres services lisent la même fiche. C’est ce que fait le module Opérations, et c’est pour ça qu’il est le premier écran que vos équipes ouvrent le matin.
Un ordre de transport complet, saisi une fois
Chaque voyage reçoit son N° d’OT automatiquement. Vous choisissez le client, le lieu de départ et la destination (la saisie d’adresse propose les lieux au fur et à mesure), la date de chargement et la date de déchargement. La fiche garde aussi la marchandise, le nombre de colis, la référence du client et son N° de commande : ce sont les informations que le client vous demandera de retrouver sur la facture.
Un même OT peut contenir plusieurs trajets. Un aller Casablanca vers Tanger puis un retour chargé vers Agadir restent dans le même dossier, avec un prix et un détail de facturation par trajet. Le kilométrage de départ et de retour se note sur le voyage, ce qui donne les kilomètres parcourus sans calcul à part.
- N° d’OT attribué automatiquement à la création
- Plusieurs trajets dans un même ordre de transport
- Client, référence client et N° de commande sur la fiche
- Marchandise, nombre de colis, dates de chargement et de déchargement
- Km départ, km retour et kilomètres parcourus
- Frais d’autoroute nationale et internationale saisis sur le voyage
Le bon chauffeur et le bon camion, avec la paie qui suit
Sur le voyage, vous affectez le tracteur, la semi-remorque et le chauffeur principal. Pour les longues distances, un second chauffeur s’ajoute, et chacun a sa propre commission sur le voyage. C’est cette commission que le module Personnel & RH reprend au moment de la paie, sans ressaisie.
Le prix du voyage, en dirhams ou en devise, et le CMR prêt à imprimer
Le prix se renseigne au voyage. Si vous avez un tarif habituel pour un client et une route, il est proposé et un clic l’applique ; sinon le tarif référentiel sert de base. Les suppléments à facturer au client s’ajoutent au voyage, ligne par ligne, et partiront sur la facture avec lui.
Pour le transport international, le prix peut être tenu en euros avec son équivalent en dirhams, au taux que vous fixez. Cette présentation en deux colonnes est une option, activée pour votre entreprise à la demande. Les charges de route payées en devise à l’étranger se saisissent sur le voyage, pour que le coût réel de la rotation soit juste. Le détail est sur la page TMS transport international.
Le CMR, la lettre de voiture internationale, se génère depuis le voyage : expéditeur, destinataire, marchandise et véhicule sont déjà remplis. Le Récap Voyage, lui, met en face ce que le voyage rapporte et ce qu’il a coûté.
- Prix proposé depuis le tarif habituel ou le tarif référentiel
- Suppléments à facturer au client, ligne par ligne
- Prix en devise avec équivalent en dirhams (option)
- Charges de route du voyage, y compris à l’étranger
- CMR en PDF généré depuis la fiche du voyage
- Récap Voyage : recettes, charges et résultat du voyage
Modèles, planning et équipes cloisonnées
Un transporteur refait souvent les mêmes routes. Plutôt que de tout ressaisir, vous enregistrez un modèle de voyage (client, départ, destination, prix) et vous le rechargez en un clic au moment de créer l’ordre. La recherche se fait en tapant la route, par exemple « Casa Tanger ».
Modèles de voyages
Les routes récurrentes sont enregistrées une fois. À la création du voyage, on charge le modèle et on ajuste la date, le chauffeur et le camion.
Planning
Le calendrier affiche les voyages dans le temps. On voit d’un coup d’œil qui roule quand, et quels jours sont déjà chargés.
Import / Export cloisonnés
Option pour les entreprises qui séparent leurs équipes : chaque équipe ne voit et ne saisit que ses propres voyages et ses clients.
Un tableau de bord qui lit les mêmes voyages
Comme tout part du voyage, le tableau de bord n’a rien à recalculer à la main. Il compare le chiffre d’affaires hors taxes au coût sur les six derniers mois, classe les véhicules du mois par chiffre d’affaires, kilomètres et consommation, et affiche les soldes bancaires. Si votre groupe a plusieurs sociétés, vous regardez une société ou toutes ensemble.
Les listes de voyages s’exportent en Excel, avec les colonnes visibles à l’écran ou avec toutes les colonnes. Vos clients peuvent aussi vous envoyer leurs demandes de trajet depuis leur portail : elles arrivent dans une liste dédiée, prêtes à devenir des voyages.
Pour aller plus loin sur le calcul du coût d’un camion, lisez notre article sur le coût au kilomètre.
Les autres modules de Tracky TMS
Chaque module lit les mêmes voyages : ce qui est saisi ici sert aussi à la facture, à la paie et aux coûts. Voir toutes les fonctionnalités.
Vos questions sur ce module
Qu’est-ce qu’un logiciel d’exploitation transport ?
C’est l’outil qui gère le cœur du métier : les ordres de transport, l’affectation des chauffeurs et des véhicules, les prix et les documents de voyage. Dans Tracky TMS, ces voyages alimentent ensuite la facturation, la paie et le suivi des coûts.
Peut-on mettre plusieurs trajets dans un seul ordre de transport ?
Oui. Un OT peut regrouper plusieurs trajets, par exemple un aller et un retour chargé, chacun avec son prix et son détail de facturation.
Comment est payé un chauffeur qui ne finit pas un trajet ?
Le trajet est marqué partiel, puis complété par un autre chauffeur. Chacun touche la commission correspondant à ce qu’il a réellement fait, et le client reçoit une seule facture pour le voyage.
Le logiciel gère-t-il le prix en euros ?
Oui, en option : le prix du voyage est tenu en devise avec son équivalent en dirhams, au taux que vous fixez. Le détail est sur la page TMS transport international.
Et quand le voyage est confié à un transporteur partenaire ?
Le voyage garde son client et son prix, et vous saisissez le tarif du transporteur. Tout est expliqué sur la page logiciel d’affrètement transport.
Montrez-nous vos voyages de la semaine. On les saisit ensemble.
Trente minutes de démonstration sur vos propres routes : ordre de transport, CMR, prix, et ce que le voyage devient ensuite dans la facture et la paie.