Chèques, effets, LCN : ne plus découvrir les impayés trop tard

Il y a une scène que je vois souvent chez les transporteurs. La comptable ouvre un tiroir, sort une enveloppe kraft pleine de chèques et de LCN, et me dit : « Tout est là. » Tout est là, c’est vrai. Sauf qu’elle ne peut pas me dire, sans les recompter un par un, lesquels arrivent à échéance cette semaine, lesquels sont déjà partis à la banque, et lequel est revenu impayé il y a dix jours. Le patron, lui, apprend l’impayé en lisant son relevé bancaire. Parfois un mois après.

Pourquoi le transport vit avec des chèques et des LCN

Un transporteur avance tout. Le gasoil, les péages, l’avance au chauffeur, l’entretien du tracteur : l’argent sort le jour du voyage. Le client paie plus tard. Souvent par LCN à 60 ou 90 jours, parfois par chèque, parfois par un virement qui arrive quand il arrive. Et les chargeurs les plus réguliers sont souvent ceux qui obtiennent les échéances les plus longues, justement parce qu’ils apportent du volume. Résultat, une bonne partie du chiffre d’affaires dort dans un portefeuille, sous forme de papier.

Je ne vois rien d’anormal là-dedans. C’est le métier. Le problème commence quand ce portefeuille se suit à la main, alors qu’il pèse parfois plus lourd que ce qu’il y a sur le compte.

Ce qui se passe quand tout ça vit dans un classeur

J’ai vu à peu près toutes les variantes : le cahier à spirale, le fichier Excel avec un onglet par mois, le tableau partagé que trois personnes modifient sans se parler. Ils finissent tous par produire les mêmes accidents.

Le plus banal, c’est l’échéance oubliée. L’effet reste dans le tiroir alors qu’il aurait dû partir à la banque la semaine d’avant, parce que personne n’a trié la colonne des dates ce lundi-là. Ça ne coûte qu’un peu de retard, la plupart du temps. Le suivant coûte plus cher : la LCN est remise, elle revient impayée, et l’information arrive par le relevé. Entre-temps, vous avez continué à charger pour ce client. Deux ou trois voyages de plus sur un compte qui ne paie déjà plus.

Il y a pire, et c’est le plus sournois. Le client remet une LCN, quelqu’un coche « payée » dans le fichier. L’effet est à 90 jours, rien n’est encaissé, mais la facture sort des listes à relancer. S’il revient impayé, personne ne pense à décocher la case. La créance existe toujours, elle n’apparaît plus nulle part.

Et puis il y a le règlement global. Un client vire une somme ronde qui couvre huit factures, dont une seulement en partie. La personne qui saisit l’impute sur les plus anciennes, ou sur la plus grosse, ou attend de demander et oublie. Trois mois plus tard, le client affirme qu’il est à jour, votre fichier dit le contraire, et il faut ressortir les relevés pour savoir qui a raison.

Une facture n’est payée que quand l’argent est en banque

La règle tient en une phrase, et je la répète à chaque démo : une facture n’est payée que quand l’argent est en banque. Recevoir une LCN, ce n’est pas encaisser. C’est recevoir une promesse datée, signée par quelqu’un qui aura peut-être la provision le jour venu, peut-être pas.

Dans cette logique, chaque effet porte deux informations qu’on ne perd jamais de vue : son statut et son échéance. Et un impayé rouvre la créance. La somme que l’effet devait couvrir redevient due, la facture repasse dans le reste à payer, et le client remonte en haut de la liste des gens à appeler. Le fichier Excel ne fait jamais ce dernier geste tout seul. C’est là que les impayés se perdent.

Suivre chaque effet, de la réception à l’encaissement

Un effet a une vie. Il arrive, il attend dans le portefeuille, il part à la banque, et il finit encaissé, impayé ou endossé. À chaque étape, vous devez savoir où il se trouve et quand il échoit.

Remise à l’encaissement ou à l’escompte

À l’approche de l’échéance, vous remettez l’effet à l’encaissement, et la banque crédite le compte une fois le tiré débité. Si la trésorerie ne peut pas attendre, vous le remettez à l’escompte : la banque vous avance l’argent avant l’échéance, contre des frais que vous négociez avec elle. Attention au piège. Un effet escompté a quitté le tiroir, l’argent est sur le compte, et on a envie de le rayer de la liste. Or s’il revient impayé à l’échéance, la banque se retournera vers vous. Je le garde donc en suivi jusqu’à sa date, même quand tout semble réglé.

L’impayé

Quand un effet revient, je veux le savoir le jour où la banque le signale, pas en fin de mois. L’effet passe en impayé, la facture qu’il couvrait se rouvre, et la question de continuer à travailler avec ce client se pose avant le prochain chargement. Pas trois voyages plus tard.

L’endossement

Beaucoup de transporteurs endossent une LCN client au profit d’un fournisseur : le garage, le fournisseur de pneus, parfois un sous-traitant. C’est pratique, ça évite de sortir de la trésorerie. Mais l’effet quitte le portefeuille sans passer par votre compte. Si personne ne le note, il disparaît du suivi, et six mois plus tard plus personne ne sait comment cette facture client a été soldée.

Un règlement, plusieurs factures : le lettrage

Lettrer, c’est rattacher chaque règlement aux factures qu’il paie. Dit comme ça, c’est simple. Sauf que les clients paient rarement une facture à la fois. Ils envoient un virement de fin de mois, une LCN qui couvre un relevé entier, un chèque qui solde deux factures et entame une troisième.

La seule méthode qui tient, à mon avis, c’est de ventiler le règlement facture par facture au moment où on le saisit, avec les partiels et les acomptes. Si un client vous règle 180 000 DH pour onze factures, vous devez pouvoir montrer lesquelles, et ce qu’il reste sur la dernière. Le jour où il conteste, ce détail-là met fin à la discussion en deux minutes.

Encours et âge des créances : relancer au bon moment

L’encours d’un client, c’est ce qu’il vous doit aujourd’hui : ce que vous avez facturé, moins ce qui est réellement encaissé. Pris seul, ce chiffre trompe. Un client qui doit beaucoup sur des factures du mois dernier ne m’inquiète pas. Un autre qui doit moitié moins, mais sur des factures de quatre mois, m’inquiète bien davantage.

D’où l’âge des créances. On range ce qui reste dû par ancienneté : moins de 30 jours, de 30 à 60, de 60 à 90, au-delà. La tranche à surveiller, c’est celle qui grossit d’un mois sur l’autre chez le même client.

La relance devient alors une routine au lieu d’une corvée. Le lundi matin, vous regardez les factures qui viennent de basculer dans une tranche plus ancienne et les effets revenus impayés, et vous appelez. Un coup de fil quelques jours après l’échéance se passe presque toujours mieux qu’une lettre six mois plus tard, quand l’interlocuteur qui avait validé vos voyages a changé de poste et que plus personne ne se souvient du dossier.

Comment un TMS relie le voyage, la facture et le règlement

Le suivi des effets marche mal quand il vit à part. Un fichier pour les chèques, un autre pour les factures, la liste des voyages dans un troisième outil : le jour où une LCN revient, personne ne fait le lien avec les trajets qu’elle payait.

Dans un logiciel de gestion de transport, la chaîne se suit d’un bout à l’autre. Le voyage devient une ligne de facture. La facture reçoit ses règlements. Chaque règlement vient d’un virement, d’un chèque ou d’une traite rangée dans le portefeuille. Quand vous ouvrez une fiche client, vous voyez ce qu’il a fait rouler, ce qu’il a payé et ce qui reste dû.

C’est ainsi que nous avons construit le module recouvrement, chèques et effets de Tracky. L’état d’une facture (en attente, partiellement réglée, soldée) se déduit des règlements réellement saisis, et personne ne peut la marquer payée à la main. Le portefeuille suit chaque chèque et chaque traite : reçu, remis à l’encaissement, encaissé, impayé, ou endossé au profit d’un fournisseur. L’écran client affiche l’encours et classe les créances par âge. Un virement qui solde onze factures se ventile ligne par ligne, acomptes et partiels compris, et le module trésorerie rapproche ensuite les règlements du relevé, compte bancaire par compte bancaire.

Je ne vais pas vous raconter qu’un logiciel fait payer les mauvais payeurs. Il ne passe pas les coups de fil à votre place. Ce qu’il change, c’est le moment où vous apprenez qu’il y a un problème. Le détail côté factures est sur la page facturation transport, et si vous reprenez votre facturation de zéro, commencez par mon guide sur la facturation transport au Maroc.

Vous voulez voir votre propre portefeuille d’effets rangé par échéance ? Demandez une démonstration : trente minutes, sur vos factures et vos LCN en cours, et vous repartez avec la liste des clients à appeler lundi matin.