TMS transport au Maroc : le guide pour une PME de transport routier

Quand un transporteur m’appelle pour la première fois, il me demande rarement un « TMS ». Il me dit qu’il n’arrive plus à facturer à temps, que son comptable lui réclame des bons de livraison introuvables, ou qu’il ne sait pas si son plus vieux tracteur gagne encore de l’argent. Le mot TMS arrive plus tard, souvent parce qu’un confrère l’a prononcé devant lui.

Ce guide s’adresse à ce transporteur-là. Une PME qui a des camions, des chauffeurs salariés, des clients qui paient par chèque ou par traite, et qui se demande ce qu’un logiciel changerait dans ses journées. J’édite Tracky TMS au Maroc, plus de 500 flottes font confiance à Tracky, donc j’ai un parti pris. Je le signale quand il pèse.

Un TMS, c’est quoi pour un transporteur ?

TMS veut dire Transport Management System : logiciel de gestion de transport, en français. Le terme est piégeux, parce qu’il désigne deux produits qui n’ont presque rien en commun.

Le TMS de chargeur est fait pour l’industriel ou le distributeur qui expédie de la marchandise. Il choisit un transporteur, compare des tarifs, planifie des tournées de livraison. Vos chauffeurs, votre gasoil et vos bulletins de paie ne l’intéressent pas, et ce n’est pas son rôle.

Le TMS de transporteur est fait pour celui qui possède les camions. Il suit le voyage depuis l’ordre de mission jusqu’au règlement du client et, entre les deux, il rattache au trajet tout ce que le voyage a coûté : carburant, péages, commission du chauffeur, entretien. C’est de celui-là que parle ce guide, et c’est ce que fait un logiciel de gestion de transport comme Tracky.

Reste la confusion la plus répandue au Maroc, celle avec le GPS. Le boîtier dit où se trouve le camion et combien de kilomètres il a parcourus. Il ne dit pas si le voyage a été facturé, encore moins s’il a rapporté quelque chose. Les deux outils se complètent (Tracky fonctionne d’ailleurs sans boîtier, avec les kilomètres saisis par le dispatch). J’ai consacré un article entier à la question : TMS ou GPS.

Pourquoi les transporteurs marocains quittent Excel

Au départ, Excel n’est pas le problème. Avec quelques camions et un patron qui connaît chaque client par cœur, un classeur suffit largement. Les ennuis commencent le jour où le même voyage doit exister à plusieurs endroits.

Le dispatch le note dans son fichier. La comptable le recopie sur la facture en fin de mois, à condition de retrouver le bon de livraison. Celui qui fait la paie le recompte pour la commission du chauffeur. Le gasoil, lui, vit sur un cahier tenu par le gardien du parc. Personne ne ment, mais ces versions ne tombent jamais d’accord.

J’entends les conséquences à chaque visite. Des factures qui partent avec des semaines de retard, et un encaissement qui recule d’autant. Un voyage oublié qui ne sera jamais facturé. Une marge par camion que personne ne sait donner, parce que les charges ne sont rattachées à aucun trajet. Et le gasoil, premier poste de charge, qui file sans qu’on voie par où.

Un client de la région de Casablanca me l’a résumé simplement : avant, il facturait en retard parce qu’il fallait retrouver les bons de livraison, et aujourd’hui la facture part le lendemain du déchargement. Le logiciel n’a rien de magique là-dedans. Le voyage n’est plus saisi qu’une seule fois, et tout le reste en découle.

Ce qu’un TMS doit couvrir au Maroc

Un logiciel pensé pour la France peut être très bon et rester pénible ici. Voilà ce que je vérifierais avant de signer, quel que soit l’éditeur. Pour Tracky, la liste complète est sur la page fonctionnalités.

L’ordre de mission, point de départ

Tout part de là : un client, une route, un tracteur, une remorque, un chauffeur et un prix. Dans Tracky, les routes que vous faites chaque semaine deviennent des modèles de trajet, avec la distance, le tarif du client et la commission du chauffeur déjà remplis. Le dispatcher choisit le modèle, met la date, affecte le camion. Un second chauffeur sur un long trajet, un camion parti en dépannage, un voyage confié à un confrère en sous-traitance : ces cas arrivent toutes les semaines, et le logiciel doit les accepter sans bricolage. La lettre de voiture et le CMR, eux, doivent sortir de l’ordre de mission directement.

La facture conforme au CGI

Le Code général des impôts impose des mentions précises : l’ICE, le RC, l’IF et la patente de la société qui facture, et l’ICE du client. Sur la numérotation, soyez exigeant. Elle doit être séquentielle et sans trou, par société et par exercice, et une facture émise ne doit plus bouger. On corrige par un avoir. Un logiciel qui vous laisse supprimer une facture et réutiliser son numéro vous prépare un mauvais moment le jour d’un contrôle.

L’autre point à tester, c’est le regroupement. Beaucoup de clients veulent une facture mensuelle qui reprend chaque voyage avec sa date, sa route et son numéro de bon de livraison. Si le TMS construit cette facture à partir des trajets livrés, plus personne ne recopie de lignes. Le circuit complet est décrit sur la page logiciel de facturation transport.

La TVA du transport et l’export

Le transport de marchandises a son propre taux de TVA, qui n’est pas celui de toutes les prestations que vous pouvez facturer, et une même facture peut en mélanger plusieurs. Le calcul doit donc se faire ligne par ligne. Le transport à l’export, lui, peut être exonéré, avec une mention à porter sur la facture. Demandez à voir une facture d’export pendant la démo. Si l’exonération se règle en tapant une phrase dans un champ « observations », vous saurez à quoi vous en tenir.

La paie des chauffeurs, CNSS et IR

Un chauffeur est rarement payé au seul fixe. S’y ajoutent la commission au voyage, les primes, les frais de route, les avances prises en cours de mois, la prime d’ancienneté. Un TMS qui s’arrête au calcul de la commission vous renvoie faire le bulletin ailleurs, et vous voilà revenu à la ressaisie.

Chez Tracky, la commission vient du modèle de route, donc de chaque trajet réellement fait. Le bulletin sort avec les cotisations et l’IR, le journal de paie et les bordereaux CNSS et IR se génèrent depuis la période, et le fichier de virement de masse part à la banque. Un voyage oublié se reporte sur le mois suivant au lieu de disparaître. Et un bulletin validé est figé : ressorti des mois plus tard, il affiche exactement le même montant.

Les chèques et les LCN

Une bonne partie de vos clients paie par chèque ou par lettre de change, à échéance longue. Le logiciel doit suivre chaque effet dans votre portefeuille : reçu, remis à l’encaissement, encaissé, impayé, ou endossé au profit d’un fournisseur. Il doit aussi savoir ventiler un seul règlement sur plusieurs factures et afficher l’âge de chaque créance, pour que vous sachiez qui relancer le lundi matin. En démo, posez la question de l’effet qui revient impayé. La réponse en dit long sur la façon dont le logiciel a été pensé.

Les euros et les dirhams

Si vos camions montent en Europe, vous facturez en euros, le gasoil pris en Espagne et les péages sont en euros, et votre comptable travaille en dirhams. Tracky garde chaque montant dans sa devise d’origine, avec un taux que vous fixez vous-même, et affiche l’équivalent en dirhams à côté. La facture peut sortir en euros avec sa contre-valeur. Le fonctionnement des rotations Europe est détaillé sur la page TMS transport international.

Plusieurs sociétés, une seule flotte

Beaucoup de groupes de transport se sont construits société par société. Les camions sont partagés, les factures ne doivent surtout pas l’être. Chaque raison sociale a besoin de ses mentions légales, de sa série de numéros et de ses comptes bancaires, et la direction veut quand même un consolidé. Dans Tracky, une organisation contient plusieurs sociétés, et chaque trajet est rattaché à celle qui facture.

Le gasoil et la cuve

Si vous avez une cuve au parc, c’est souvent là que l’argent s’évapore. Il faut la tenir comme un stock : les entrées à la livraison du fournisseur, les sorties par véhicule et par chauffeur, le jaugeage réel, l’écart. Chaque plein, en station ou à la cuve, se rattache à un camion et à un relevé de compteur. La consommation aux cent kilomètres se calcule alors toute seule, et un tracteur qui décroche de sa moyenne se repère dans le mois, pas au bilan.

L’atelier

C’est le module qu’on regarde le moins à l’achat. Les plans d’entretien devraient suivre le kilométrage réel du camion plutôt qu’une date sur le calendrier. Les pneus se suivent par position, les pièces sorties du magasin s’affectent au véhicule, et les documents qui expirent (assurance, visite technique, autorisation de transport) remontent avant le contrôle sur la route. Tout ça pèse sur le coût réel du camion, donc sur sa marge.

Cloud ou logiciel installé ?

Pendant longtemps, un logiciel de gestion s’installait sur un serveur au bureau, avec une licence et un contrat de maintenance. Certains éditeurs le proposent encore, et je comprends que ça rassure : on a l’impression de « tenir » ses données. Sauf que le serveur peut lâcher un samedi, que la sauvegarde dépend de quelqu’un qui pense à la lancer, et que le dispatcher ne peut rien consulter depuis le port.

Tracky est en cloud. Vous ouvrez un navigateur, vous n’achetez aucun serveur, et le téléphone du chef de parc devient un poste de travail, puisque l’application s’installe sur Android et sur iPhone. La méfiance sur les données est légitime. Chez nous, l’isolation entre clients est appliquée dans la base de données elle-même, pas seulement à l’écran, et vos données restent exportables à tout moment. Chez n’importe quel éditeur, posez deux questions : comment mes données sont-elles séparées de celles des autres clients, et comment je les récupère si je pars ?

Sur le prix, je ne donnerai pas de chiffre ici. Chez Tracky, c’est sur devis, facturé par tracteur, et les remorques comme les utilisateurs ne sont pas comptés. Mon guide pour choisir un logiciel de gestion de transport passe en revue les modes de facturation qu’on rencontre et les frais annexes à faire préciser.

Comment se passe une mise en place

Les projets qui échouent meurent presque toujours pendant la reprise des données. L’équipe démarre sur une base vide, garde Excel « en attendant », et quelques mois plus tard plus personne n’ouvre le nouvel outil. Chez nous, ça se passe dans cet ordre.

Reprendre les fichiers Excel

Vous nous envoyez vos fichiers tels qu’ils sont : véhicules, chauffeurs, clients, tarifs. On les importe dans votre organisation après dédoublonnage. Ils ne sont jamais propres, et ce n’est pas grave. Le même client écrit de plusieurs façons, c’est à nous de le repérer. Si vous voulez comparer vos marges avec l’année passée, on reprend aussi l’historique des trajets et des factures.

Paramétrer la société

Mentions légales, logo, cachet, RIB, séries de numérotation, puis les rôles. Le dispatcher n’a pas besoin de voir les salaires et la comptable n’a pas à modifier un ordre de mission, alors les droits se donnent module par module. Choisissez aussi votre date de bascule. Un début de mois, ou mieux un début d’exercice, permet de repartir sur une numérotation propre.

Le premier trajet facturé

Le test qui compte arrive tout de suite. Le dispatch saisit un ordre de mission réel, le camion roule, et une fois le voyage livré la facture sort du trajet sans rien recopier. Une matinée suffit en général pour créer la société, importer le parc et saisir ce premier ordre. Le reste s’apprend en exploitant : la première paie de fin de mois, le premier chèque lettré, le premier écart de cuve qui saute aux yeux.

Les erreurs que je vois au démarrage

Faire tourner Excel et le TMS en parallèle trop longtemps. Quelques jours de double saisie pour vérifier les chiffres, d’accord. Au-delà, l’équipe revient à l’outil qu’elle connaît, et ce n’est jamais le nouveau.

Laisser la comptabilité décider seule. C’est le dispatch qui saisit les voyages tous les jours. S’il trouve l’écran pénible, les données seront fausses, et les factures avec.

Saisir les trajets sans les charges. Un TMS où le gasoil et l’atelier n’entrent pas vous donne un chiffre d’affaires. Pour avoir une marge, et un classement des camions du plus rentable au moins rentable qui veuille dire quelque chose, il faut que les coûts soient rattachés.

Garder la paie à part « pour l’instant ». La commission du chauffeur vient de ses voyages. Si la paie reste sur un cahier, vous recréez la double saisie que vous vouliez justement supprimer.

Si vous voulez voir tout ça sur vos propres données, demandez une démonstration. Apportez un ordre de mission de la semaine dernière et un extrait de votre Excel : on saisit le voyage devant vous et on sort la facture.