Choisir un logiciel de gestion de transport au Maroc : le guide du transporteur

Je vends un logiciel de gestion de transport, donc lisez ce guide avec un peu de méfiance. J’ai essayé de l’écrire comme je l’aurais voulu quand j’ai commencé à visiter des transporteurs : sans classement truqué, avec les questions qui fâchent, y compris celles qui me mettent en difficulté.

La situation de départ est presque toujours la même. Un classeur Excel pour les voyages, un autre pour les factures, un cahier pour le gasoil, et la paie des chauffeurs calculée le dernier soir du mois. Ça tient tant que la flotte compte cinq camions. À quinze, plus personne ne sait quel client paie en retard ni quel tracteur perd de l’argent. C’est en général là qu’on commence à chercher un logiciel.

D’abord, vérifiez que c’est un TMS de transporteur

Le mot « TMS » recouvre deux familles de logiciels qui n’ont presque rien en commun, et beaucoup de comparatifs les mélangent.

La première famille sert les chargeurs : industriels, distributeurs, logisticiens. Leur problème est d’expédier de la marchandise au meilleur prix, donc leur TMS choisit un transporteur, compare des tarifs, optimise des tournées de livraison. Les grands éditeurs internationaux vendent surtout ça.

La seconde sert les transporteurs, ceux qui possèdent les camions. Leur problème est différent : exploiter la flotte, facturer chaque voyage, payer les chauffeurs, suivre le gasoil et l’entretien, encaisser. Si vous avez des tracteurs et des chauffeurs salariés, c’est cette famille qu’il vous faut. Un outil d’optimisation de tournées, même excellent, ne vous fera pas vos bulletins de paie.

Il existe aussi des logiciels de transport de voyageurs (billetterie, autocars) et des applications de livraison du dernier kilomètre. Ils apparaissent dans les mêmes recherches Google. Écartez-les tout de suite si vous faites du transport routier de marchandises.

Ce qu’un logiciel de gestion de transport doit faire, au minimum

Le test est simple. Prenez un voyage réel, du chargement jusqu’à l’encaissement, et demandez à voir chaque étape dans le logiciel pendant la démo.

L’ordre de mission doit relier le client, le chauffeur, le tracteur, la remorque et le prix convenu. À la livraison, ce voyage doit devenir une ligne de facture sans que personne ne recopie quoi que ce soit. La commission du chauffeur doit se calculer à partir du même voyage et arriver dans sa paie. Le gasoil, les péages et les frais de route doivent pouvoir s’y rattacher, pour qu’une marge apparaisse par voyage, par camion et par client. Et quand le client règle, par virement, chèque ou effet, le paiement doit se lettrer sur la facture.

Si une de ces étapes passe par un export Excel ou une ressaisie, vous achetez un outil de plus, et votre problème de départ reste entier. C’est le défaut le plus courant des logiciels composés de modules achetés séparément : chaque module fonctionne, mais le voyage ne traverse pas les modules.

Les critères qui comptent au Maroc

Un logiciel conçu pour la France ou l’Espagne peut être très bon et rester pénible au quotidien ici.

La facture

Elle doit porter l’ICE, le RC, l’IF et la patente, les vôtres et ceux du client, avec une numérotation continue, sans trou et sans doublon. La TVA du transport de marchandises a son propre taux, et une prestation à l’export peut être exonérée. Demandez à voir une facture d’export et une facture avec deux taux de TVA différents. Si l’ICE se tape dans un champ « notes », vous avez votre réponse. J’ai détaillé tout ça dans l’article sur la facture de transport conforme.

La paie des chauffeurs

Au Maroc, un chauffeur est souvent payé avec un fixe, une commission au voyage, des primes, des avances et des frais de route. Le logiciel doit sortir le bulletin, les déclarations CNSS et le calcul de l’IR. Beaucoup de TMS s’arrêtent au calcul de la commission et vous laissent faire le reste dans un autre outil, ce qui prend facilement deux jours par mois.

Les chèques et les effets

Une bonne partie de vos clients paie par chèque ou par LCN à 60 ou 90 jours. Le logiciel doit suivre le portefeuille : effet reçu, remis à l’escompte, encaissé, impayé. Un outil étranger connaît rarement cette logique.

Les devises

Si vous faites l’Europe, vous facturez en euros, vous payez des péages et du gasoil en euros, et votre comptable veut des dirhams. Le logiciel doit garder chaque montant dans sa devise, avec un taux que vous choisissez, et afficher l’équivalent en dirhams. Les détails sont sur la page transport international.

Plusieurs sociétés

Beaucoup de transporteurs ont deux ou trois raisons sociales qui partagent les camions. Il faut une numérotation par société et un consolidé, sans que les factures d’une société sortent avec l’en-tête de l’autre.

La langue et le support

Votre dispatch et votre comptable doivent pouvoir appeler quelqu’un qui parle français ou darija, aux heures marocaines. Ça paraît secondaire jusqu’au jour où la facturation est bloquée un 30 du mois.

Comment ces logiciels se facturent

Je ne donnerai pas de fourchette de prix : les offres sont trop différentes pour qu’un chiffre moyen ait un sens. Ce qui compte, c’est le mode de calcul, parce qu’il décide de ce que vous paierez dans trois ans.

Certains éditeurs facturent par utilisateur. C’est raisonnable avec trois personnes au bureau, beaucoup moins le jour où vous voulez donner un accès au garage, aux chauffeurs ou à un client. D’autres facturent par véhicule, et là il faut demander si les remorques comptent. D’autres vendent une licence installée sur vos serveurs, avec un contrat de maintenance annuel en plus. Enfin, presque tous ont des frais de mise en place : paramétrage, reprise des données, formation.

Demandez toujours ce qui n’est pas inclus. Un module de paie vendu à part, un GPS obligatoire, un coût par document PDF, un export payant de vos propres données : ce sont ces lignes qui font doubler la facture. Chez Tracky, par exemple, on facture par tracteur, et les remorques, les frigos et les utilisateurs ne sont pas comptés. On n’affiche pas le prix en ligne, ce qui est un vrai reproche qu’on peut nous faire. Le détail est sur la page tarifs.

Dix questions à poser pendant la démo

Une démo préparée par l’éditeur montre toujours un logiciel qui marche. Reprenez la main avec vos propres cas.

1. Je vous donne un de mes voyages de la semaine dernière. Pouvez-vous le saisir devant moi et sortir la facture ?
2. Montrez-moi une facture d’export exonérée de TVA, avec l’ICE du client.
3. Comment la commission du chauffeur arrive-t-elle dans son bulletin de paie ?
4. Un client me paie trois factures avec un seul chèque. Comment je le saisis ?
5. Un effet revient impayé. Que se passe-t-il dans le logiciel ?
6. Combien a rapporté le camion X le mois dernier, gasoil et péages déduits ?
7. Qui reprend mon historique Excel, et combien de temps ça prend ?
8. Si j’arrête l’abonnement, comment je récupère mes données, et dans quel format ?
9. Mes données sont-elles séparées de celles de vos autres clients, et comment ?
10. Qui j’appelle quand la facturation bloque, et en combien de temps on me répond ?

Les questions 1 et 6 suffisent souvent à trier. Un éditeur qui ne peut pas saisir votre voyage en direct, ou qui ne sait pas dire ce qu’a rapporté un camion, vous vend un tableur en ligne.

Pour votre prochaine démo, avec nous ou avec un autre éditeur : téléchargez ces dix questions en PDF, avec une case pour noter chaque réponse.

La reprise des données, là où les projets déraillent

Le logiciel est rarement la cause d’un échec. La plupart des projets que j’ai vus capoter sont morts pendant la reprise des données. On part avec une base vide, l’équipe continue sur Excel « en attendant », et six mois plus tard personne n’ouvre le nouvel outil.

Exigez que l’éditeur importe au minimum vos véhicules, vos chauffeurs, vos clients et vos tarifs avant le premier jour. Si vous voulez comparer vos marges avec l’année passée, il faut aussi reprendre l’historique des voyages et des factures. Chez Tracky, l’import de ces fichiers fait partie du démarrage, et on reprend l’historique si vous le demandez. Quel que soit l’éditeur, faites-vous confirmer tout ça par écrit.

Les erreurs de choix que je vois le plus souvent

Acheter sur la liste de fonctionnalités. Tous les logiciels cochent « facturation » et « flotte ». Ce qui les distingue, c’est ce qui se passe entre les deux cases.

Confondre GPS et TMS. Le boîtier dit où est le camion, il ne dit pas s’il gagne de l’argent. Les deux se complètent, je l’explique dans TMS ou GPS.

Choisir l’outil que la comptabilité préfère sans demander au dispatch. C’est le dispatch qui saisit les voyages tous les jours. S’il trouve l’écran pénible, les données seront fausses, et la comptabilité travaillera sur des chiffres faux.

Et attendre d’avoir « le temps ». Il n’y a pas de mois calme dans le transport. Le bon moment est en général le début d’un exercice ou d’un trimestre, pour repartir d’une numérotation propre.

Si vous voulez appliquer ces dix questions à Tracky TMS, demandez une démonstration. Apportez un voyage réel et une facture de l’an dernier, on les refait devant vous.